Project Description

ASEGURADORA

IMPLEMENTACIÓN DE UN MODERNO ESPACIO DE TRABAJO DIGITAL

Un espacio de trabajo moderno, responsivo y dinámico. SharePoint y Yammer proporcionaron la combinación perfecta para la centralización de las comunicaciones internas de Grupo Universal. Se logró una reducción del 65% en los correos electrónicos internos, del 60% en el uso de papel y de la reducción de 47.75 horas en el proceso de solicitud de vacaciones.

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Durante los últimos 50 años, «Grupo Universal» ha sido el principal proveedor de seguros en el mercado de República Dominicana. Ofrecen una amplia variedad de productos en las industrias de servicios de seguros, económicos y financieros.

EL RETO

Con seis subsidiarias y más de 2.000 empleados en todo el país, el grupo enfrentaba críticos problemas operativos en sus tareas diarias. Estos problemas incluyen la falta de comunicación entre subsidiarias y empleados, procesos internos extensos, desinformación y costos de impresión y almacenamiento fuera de control.

En ese momento, ya tenían las licencias de Office365, sin embargo, lo estaban utilizando como un punto de acceso de intranet para su SharePoint Server 2007; su portal no respondía y estaba desactualizado.

Debido a su importante papel en el sector económico, debían avanzar hacia nuevas tecnologías y distinguirse como líderes innovadores en la industria. Necesitaban incorporar cambios que incluyeran la imperiosa necesidad de modificar los procesos manuales de los empleados y simplificar la forma en que crean, presentan y aprueban la clientela corporativa.

«Grupo Universal» tuvo la urgente necesidad de mejorar la colaboración general en toda la compañía. Necesitaban una plataforma de colaboración a la que se pudiera acceder fácilmente en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Su sistema actual solo era accesible a través de una conexión VPN, y solo el 5% de los empleados podían acceder a su intranet.

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EJECUCIÓN

INVID implementó BRAND en su entorno de SharePoint, permitiéndoles ahorrar dinero y tiempo. BRAND es una plantilla para SharePoint que permite la transformación de un portal de intranet, haciéndolo responsivo, personalizado y moderno en cuestión de horas.

Sus directrices de marca eran fundamentales para la empresa, por lo que con BRAND le dimos a la intranet de Grupo Universal un diseño único, responsivo y dinámico. Las herramientas de BRAND permitieron una administración eficiente de sus datos e información, simplificaron la forma en que los empleados trabajaron juntos y cómo encontraron y compartieron la información mediante la racionalización de los procesos comerciales.

HECHOS

Gracias a la incorporación de BRAND, Grupo Universal logró:

LA SOLUCION

En combinación con SharePoint, Yammer también se implementó como parte del proyecto, maximizando el uso de su inversión en licencias de Office 365. Estas herramientas permitieron a los empleados de «Grupo Universal» ubicar la información más rápido sin perder tiempo y ser más efectivos con el uso del correo electrónico.

Yammer es una plataforma privada para redes sociales empresariales. Originalmente desarrollado como un sistema de comunicación interno, el sitio permite a los usuarios de negocios colaborar fácilmente entre ellos para satisfacer las necesidades del negocio.

Yammer dio un valor agregado a la empresa al cambiar la cultura corporativa. Cambió la forma en que los empleados se comunicaban al crear redes y equipos, colocando opiniones e ideas en una plataforma social que permitía la interacción con todos los niveles de gestión.

Como parte de la plantilla de intranet, otra funcionalidad conveniente que se agregó fue la automatización Yammer para la publicación de felicitación por cumpleaños y aniversario de empleo, integrando SharePoint con Yammer. Las fechas se almacenan en una lista de SharePoint, y los mensajes de felicitación se publican automáticamente en Yammer.

De esta manera, tanto los empleados como los gerentes pudieron celebrar los cumpleaños y las celebraciones de los demás.

Yammer es una plataforma privada para redes sociales empresariales. Originalmente desarrollado como un sistema de comunicación interno, el sitio permite a los usuarios de negocios colaborar fácilmente entre ellos para satisfacer las necesidades del negocio.

Yammer dio un valor agregado a la empresa al cambiar la cultura corporativa. Cambió la forma en que los empleados se comunicaban al crear redes y equipos, colocando opiniones e ideas en una plataforma social que permitía la interacción con todos los niveles de gestión.

Como parte de la plantilla de intranet, otra funcionalidad conveniente que se agregó fue la automatización Yammer para la publicación de felicitación por cumpleaños y aniversario de empleo, integrando SharePoint con Yammer. Las fechas se almacenan en una lista de SharePoint, y los mensajes de felicitación se publican automáticamente en Yammer.

De esta manera, tanto los empleados como los gerentes pudieron celebrar los cumpleaños y las celebraciones de los demás.

SharePoint y Yammer representaron la combinación perfecta para la centralización de sus comunicaciones internas y un cambio necesario en su cultura organizacional. Estas herramientas facilitan la toma de decisiones, respaldan la productividad empresarial y mejoran el servicio al cliente. Anteriormente, solo los departamentos de procesos y administración tenían presencia en la intranet; ahora también incluyen a los departamentos de TI, Recursos Humanos, Marketing y Finanzas.

TESTIMONIO

«Grupo Universal estaba experimentando dificultades administrativas en la gestión de documentos y control. El primer problema identificado fue el sistema que estaban utilizando para gestionar la documentación administrativa y corporativa, incluidas las políticas y los procedimientos que afectan a varios procesos dentro de la organización.»

Christy Luciano, Directora de Comunicaciones Corporativas.

«No importa dónde nos encontremos, podemos compartir información sobre cierto tema o tomar decisiones sobre una situación que surja.»

Florangel Suero, Directora de Procesamiento

«Con la implementación de la intranet corporativa en SharePoint Online y Yammer, desarrollamos grupos de trabajo virtuales que permitieron a los empleados trabajar colaborativamente.»

Rafael E. Izquierdo, Vicepresidente Administrativo

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