Microsoft 365 viene con muchas herramientas poderosas para mejorar la vida laboral de las personas. Power BI nos brinda información sobre los datos, Outlook hace que los correos electrónicos, las reuniones y las citas sean más manejables, y Excel es la herramienta de facto para hojas de cálculo complejas y otros cálculos. Sin embargo, menos conocido es el poder de Microsoft 365, el cual es para automatizar un proceso manual, siendo Power Automate una plataforma fantástica para automatizar todo tipo de procesos manuales, tanto complejos como sencillos.

Si se encuentra haciendo muchas cosas de forma manual en su negocio, ¡esto es lo que necesita saber sobre Power Automate y cómo puede ayudarlo a usted y a su empresa!

Power Automate: Automatice el proceso manual fácilmente.

Power Automate ayuda a automatizar un proceso manual con unos pocos clics. Uno de los aspectos impresionantes de Power Automate es que puede automatizar procesos nuevos y heredados.

Los procesos nuevos son aquellos para los que Power Automate tiene soporte integrado. Un ejemplo de esto es recibir una notificación automática cuando recibe un correo electrónico de su jefe (una de las muchas plantillas para Power Automate). Este proceso se conecta con su cuenta de Office 365 Exchange y espera a que llegue un correo electrónico. Una vez que lo hace, envía una notificación automática a la aplicación Power Automate en su teléfono.

Este conjunto de acciones es un “proceso nuevo” porque contiene componentes que Power Automate reconoce.

Sin embargo, también hay soporte para “automatización heredada” o “RPA (automatización robótica de procesos)”. Con la aplicación de escritorio, puede diseñar un flujo personalizado que involucre cualquier aplicación y cualquier conector. También se puede aprovechar el poder de la inteligencia artificial para automatizar tareas que requieren cierto criterio (como, quizás, encontrar un número de teléfono en una pantalla de datos).

Un ejemplo de esto sería un pedido que llega a través de un sitio web y que debe ingresar en un sistema de contabilidad de escritorio heredado. Puede usar RPA para obtener la información del pedido, abrir el sistema heredado, copiar los datos relevantes y guardarlos. ¡No se requiere escritura manual!

Power Automate a veces puede ser más eficiente que un programa personalizado.

Dependiendo del tipo de proceso que desee automatizar, es posible que esté considerando crear un software personalizado para hacerlo. Para el ejemplo anterior, podría considerar crear un raspador web que pase por el sistema de pedidos en línea, encuentre todos los pedidos nuevos y luego los ingrese en la base de datos del sistema heredado.

Sin embargo, debido a que Power Automate es tan fácil de usar, rara vez es más efectivo o rentable construir esta solución desde cero. En cambio, aprovechar el poder de Microsoft para crear estas soluciones suele ser la mejor manera de hacerlo. Además, el hecho de que Power Automate requiera poca o ninguna codificación significa que cualquiera puede usarlo, incluso aquellos que no son técnicos pueden automatizar sus procesos manuales que consumen más tiempo.

La automatización es a menudo la clave para la productividad y la moral.

El ser redundante muy a menudo reduce la moral, pues a nadie le gusta hacer lo mismo una y otra vez. Para nadie es un secreto que lo repetitivo se vuelve aburrido, lo que puede generar una rotación significativa de empleados.

En lugar de ser repetitivo, considere cómo automatizar el proceso manual mediante Power Automate debido a que es una herramienta fantástica, intuitiva y sencilla.

Si está buscando automatizar algunos de los procesos manuales de su empresa, ¡contáctenos! ¡Nos encantaría saber de ti! ¡Podemos mejorar la moral de su empresa y ahorrarle algo de dinero!