ASEGURADORA
IMPLEMENTACIÓN DE UN MODERNO ESPACIO DE TRABAJO DIGITAL
Un espacio de trabajo moderno, receptivo y dinámico; Share Point y Yammer brindaron la combinación perfecta para la consolidación de la comunicación interna de Grupo Universal. Nuestra solución dio como resultado una reducción de un 65 % en los correos electrónicos internos, un 60 % en el uso de papel y unareducción de 47.75 horas en el proceso de solicitud de vacaciones.
Durante los últimos 50 años, “Grupo Universal” ha sido el principal proveedor de seguros en el mercado de República Dominicana. Ofrecen una amplia variedad de productos en las industrias de servicios de seguros, económicos y financieros.
EL RETO
Con seis subsidiarias y más de dos mil empleados en todo el país, Grupo Universal enfrentaba problemas críticos en sus operaciones diarias. Estos problemas incluían la falta de comunicación entre las subsidiarias y los empleados, extensos procesos internos, información errónea y costos de impresión y almacenamientofuera de control.
Grupo Universal ya contaba con las licencias de Office365. Sin embargo, no las estaban utilizando en todo su potencial, por lo que su portal no respondía y estaba desactualizado. Debido a su importante papel en el sector económico, querían impulsar sus tecnologías y distinguirse como líderes innovadores en la industria. También necesitaban incorporar cambios que incluían automatizar losprocesos manuales de sus empleados y simplificar la forma en que crean, envían y aprueban la documentaciónde la clientela corporativa.
Grupo Universal tenía la necesidad urgente de mejorar su colaboración general en toda la empresa. Para ello,requerían una plataforma colaborativa a la que se pudiera acceder fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
EJECUCIÓN
INVID implementó Sharestacks en su sistema de SharePoint, lo que les permitió ahorrar tiempo y dinero. Sharestacks BRAND es una plantilla utilizada en Sharepoint que personaliza un portal de intranet para hacerlo más receptivo y moderno. Con Sharestacks BRAND, le dimos a la intranet de
Grupo Universal un diseño único y dinámico. Estas herramientas permitieron a la empresa tener una gestión eficiente de sus datos e información, simplificando la forma en que los empleados trabajan y comparten información.
LA SOLUCIÓN
Además de SharePoint, también implementamos Yammer para maximizar el uso de su inversión en licencias de Office 365. Las herramientas permitieron a los empleados de Grupo Universal ubicar información más rápido mientras se mantenían efectivos con el uso del correo electrónico.
Yammer es una plataforma privada para redes sociales empresariales. Originalmente desarrollado como un sistema de comunicación interna, el sitio ahora permite a los usuarios colaborar fácilmente para satisfacernecesidades comerciales.
¡Yammer le dio un beneficio adicional a Grupo Universal al impulsar la cultura de la empresa! No solo cambióla forma en que se comunican los empleados, sino que también facilitó una plataforma en la que comparten opiniones e ideas con todos los niveles de gestión.
Otra funcionalidad conveniente que se agregó fue la publicación automatizada de felicitaciones en Yammer decumpleaños y aniversarios de empleo, integrando SharePoint con Yammer.
De esta manera, tanto los empleados como los gerentes pueden celebrar los cumpleaños y las celebraciones de los demás.
Yammer es una plataforma privada para redes sociales empresariales. Originalmente desarrollado como un sistema de comunicación interno, el sitio permite a los usuarios de negocios colaborar fácilmente entre ellos para satisfacer las necesidades del negocio.
Yammer dio un valor agregado a la empresa al cambiar la cultura corporativa. Cambió la forma en que los empleados se comunicaban al crear redes y equipos, colocando opiniones e ideas en una plataforma social que permitía la interacción con todos los niveles de gestión.
Como parte de la plantilla de intranet, otra funcionalidad conveniente que se agregó fue la automatización Yammer para la publicación de felicitación por cumpleaños y aniversario de empleo, integrando SharePoint con Yammer. Las fechas se almacenan en una lista de SharePoint, y los mensajes de felicitación se publican automáticamente en Yammer.
De esta manera, tanto los empleados como los gerentes pudieron celebrar los cumpleaños y las celebraciones de los demás.
SharePoint y Yammer fueron esenciales para la centralización de sus comunicaciones internas y un cambio ensu cultura organizacional. Ambos facilitan la toma de decisiones, respaldan la productividad empresarial y mejoran el servicio al cliente. Antes de SharePoint y Yammer, solo los Departamentos de Procesos y Administración tenían presencia en la intranet; ahora también incluyen los departamentos de TI, Recursos Humanos, Marketing y Finanzas.
TESTIMONIO
“Grupo Universal estaba experimentando dificultades administrativas en la gestión de documentos y control. El primer problema identificado fue el sistema que estaban utilizando para gestionar la documentación administrativa y corporativa, incluidas las políticas y los procedimientos que afectan a varios procesos dentro de la organización.”
“No importa dónde nos encontremos, podemos compartir información sobre cierto tema o tomar decisiones sobre una situación que surja.”
“Con la implementación de la intranet corporativa en SharePoint Online y Yammer, desarrollamos grupos de trabajo virtuales que permitieron a los empleados trabajar colaborativamente.”
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