A man using a laptop, looking for Microsoft 365

Office 365: Tres características ocultas que facilitan el trabajo

BY: CARLOS FELICIANO-MISLA

Office 365 es una de las mejores suscripciones para empresas. Ahora llamada «Microsoft 365», esta suscripción sigue siendo una forma fantástica para que las empresas tengan todas las herramientas de software que necesitan para triunfar. La mayoría de estas suscripciones vienen con Word, Excel, PowerPoint, Teams y Outlook, pero algunos niveles vienen con Project, Access y más.

Independientemente de la suscripción que tenga, aquí hay tres características ocultas de Microsoft 365 que facilitan el trabajo. ¡Te alegrará saberlos en el futuro!

Office 365 permite que todos editen el mismo documento en tiempo real

Durante la pandemia de 2020, la mayoría de las empresas en el espacio de software de oficina pasaron de las funciones que funcionan mejor en una oficina física a las funciones que funcionan mejor cuando la gente trabaja desde casa. Una de las características más solicitadas durante este tiempo fue la capacidad de editar y colaborar en tiempo real. Las personas querían trabajar en el mismo documento en línea sin necesidad de enviarlo por correo electrónico entre sí o sin necesidad de realizar combinaciones complicadas.

Office 365 permite que todos lo hagan sin problemas. Ya sea en Word, PowerPoint o Excel, puede ser coautor de un documento con sus compañeros de trabajo. Puede hacer que Teams llame y chatee con su compañero de trabajo en tiempo real mientras ambos editan el documento. Es ventajoso, especialmente en el trabajo desde el hogar o en entornos de trabajo híbridos.

Los atajos de Teams aumentan la productividad

Una característica poco conocida de Office 365 puede aumentar significativamente la productividad, principalmente si su oficina usa Teams como método de comunicación predeterminado.

¡Teams admite atajos!

¿Quieres chatear con otro usuario de Office 365? Escribe “/chat”. ¿Quieres establecer tu estado como ausente? ¡Escriba “/away”!

Estos son algunos de los principales comandos:

Chatear con alguien: /chatr
Llamar a alguien: /call
Establezca su estado como ocupado: /busy
Establezca su estado como ausente: /away
Haga que su estado esté disponible: /available
Ver toda su actividad no leída: /unread
Prueba de llamada para comprobar su calidad: /testcall

Microsoft dispone de una lista completa de comandos de barra.

Convierta sus datos en mapas 3D

Esta característica oculta es una que la gente casi absolutamente haría más uso si supieran que existe. Puede convertir sus datos de Excel en un mapa 3D, asumiendo, por supuesto, que estos datos se basan en la ubicación.

Digamos que tiene un gráfico en Excel del crimen en una ciudad específica. Estos datos incluyen cada delito cometido y la longitud y latitud donde ocurrió. Luego puede visualizar estos datos en un mapa 3D para ver dónde están yendo a Insertar -> Mapa 3D. Verá que el globo aparece junto a la primera pantalla en el panel de capas.

Desde allí, puede ver su conjunto de datos de una manera completamente nueva. Ya no estás mirando longitudes y latitudes que no necesariamente significan algo. En cambio, puede ver el crimen por vecindario, calle y más. Es una forma atractiva de visualizar datos basados en la ubicación.

Microsoft tiene más información disponible sobre esta característica.

Office 365 tiene características poderosas

Por supuesto, estas tres características apenas arañan la superficie de lo que Office 365 puede hacer por las empresas. Es un paquete de software increíblemente completo que tiene innumerables beneficios para las empresas.

Si desea consultar sobre las soluciones de Office 365, comuníquese con INVID Group. ¡Nos encantaría ayudar a su empresa a aprovechar al máximo la oferta de suscripción de Microsoft!

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Office 365 See These 3 Hidden Features that Make Working Easier

BY: CARLOS FELICIANO-MISLA

Office 365 is one of the best subscriptions for companies. Now called «Microsoft 365,» this subscription is still a fantastic way for companies to have all the software tools they need to succeed. Most of these subscriptions come bundled with Word, Excel, PowerPoint, Teams, and Outlook, but some levels come with Project, Access, and more.

Regardless of what subscription you have, here are three hidden features of Microsoft 365 that make working easier. You’ll be glad you know these in the future!

Office 365 Lets Everyone Edit the Same Document in Real-Time

During the pandemic in 2020, most companies in the office software space pivoted from what features work best in a physical office to the features that work best when people are working from home. One of the most asked-for features during this time was the ability to do real-time editing and collaboration. People wanted to work on the same document online without needing to email it back and forth to each other or needing to do complicated merges.

Office 365 lets everyone do that seamlessly. Whether in Word, PowerPoint, or Excel, you can co-author a document with your coworkers. You can have a Teams call up and chat with your coworker in real-time as you both edit the document. It’s advantageous – especially in work from home or hybrid work environments.

Teams Shortcuts Boost Productivity

A little-known feature of Office 365 can significantly boost productivity, mainly if your office uses Teams as the default communication method.

Teams supports shortcuts!

Do you want to chat with another Office 365 user? Type /chat. Do you want to set your status as away? Type /away!

Here are some of the top commands:

Chat with someone: /chat
Call someone: /call
Set your status as busy: /busy
Set your status as away: /away
Make your status as available: /available
See all your unread activity: /unread
Test call to check your quality: /testcall

A complete list of slash commands is available from Microsoft.

Turn Your Data into 3D Maps

This hidden feature is one that people would almost absolutely make more use of if they knew it existed. You can turn your Excel data into a 3D map – assuming, of course, that this data is location-based.

Let’s say you have an Excel chart of the crime in a specific city. This data includes each crime committed and the longitude and latitude where it happened. You can then visualize this data on a 3D map to see where it is by going to Insert -> 3D Map. You’ll see the globe appear next to the first screen in the layer pane.

From there, you can see your data set in a whole new way. No longer are you staring at longitudes and latitudes that don’t necessarily mean something. Instead, you can see the crime by neighborhood, street, and more. It’s a compelling way to visualize location-based data.

More information on this feature is available from Microsoft.

Office 365 Has Powerful Features

Of course, these three features barely scratch the surface of what Office 365 can do for businesses. It’s an incredibly comprehensive suite of software that has countless benefits for businesses.

If you would like consulting on Office 365 solutions, please contact INVID Group. We’d love to help your business get the most out of Microsoft’s subscription offering!