Cómo una intranet ayudará a su empresa con la gestión documental

Uno de los principales beneficios de tener un portal de intranet empresarial es la administración de documentos. Para cualquier negocio, la administración de documentos es uno de sus principales requisitos. Cuando se ejecuta correctamente, ayuda a los empleados a encontrar, editar y revisar documentos fácilmente, lo que garantiza que los procesos de negocios funcionen sin problemas. La red de intranet de su empresa debe tener las herramientas necesarias para ayudarlo con la administración de documentos.

Las siguientes herramientas de intranet ayudan con la administración de documentos de la empresa:

  1. Versiones de documentos: mantener diferentes versiones de documentos mientras se mantiene el control del archivo.

Cuando varios empleados están trabajando en un documento, es probable que termine con más de una versión. En los proyectos de colaboración, generalmente es útil que exista la opción de mantener diferentes versiones para que alguien pueda revisar el historial completo de los cambios realizados. Los portales de intranet que tienen capacidades de administración de documentos le permiten hacer un seguimiento del mismo y establecer dónde se encuentra el archivo en su proceso de aprobación.

  1. Lectura de documentos y gestión de acuerdo

Hay contenido en su intranet que puede ser esencial para todos los empleados, o simplemente un grupo específico del mismo que necesita leer y comprender. Leer y aceptar documentos en su Intranet corporativa le permite notificar a sus trabajadores sobre el contenido que aplica, como las políticas o los procedimientos que deben leerse y acordarse, y luego controlar quién ha leído ese contenido.

  1. Gestión de revisión de documentos

Parte de la administración de documentos es garantizar que se realicen revisiones y cambios actualizados. Cuando el contenido de la intranet de su empresa se revisa y actualiza continuamente, sabe que el contenido de su sitio es nuevo y que sus empleados tienen los recursos que necesitan para realizar sus tareas diarias. No se pierde tiempo buscando en unidades compartidas que intentan encontrar el documento más actualizado.

  1. Archivo de documentos y limpieza

Mantenga el contenido de su intranet limpio y ordenado, utilizando el archivo de contenido automatizado junto con una utilidad de limpieza. La utilidad de limpieza elimina el contenido desactualizado que tiene una vida útil de almacenamiento basada en intervalos de tiempo (cada 3 meses, 6 meses, 1 año, etc.). El contenido archivado se mueve a áreas que aún se pueden ver, buscar, compartir y marcar como favoritos. La eliminación de estos elementos de su contenido general mantiene al sitio pequeño y más fácil de administrar. Todo el proceso está automatizado para usted, lo que necesita hacer es simplemente establecer los intervalos de tiempo de archivado y limpieza y nosotros hacemos el resto.

  1. Etiquetado del contenido del documento

El etiquetado de contenido en su intranet le permite agrupar secciones según las similitudes o el departamento al que pertenecen. El contenido cuenta con elementos comunes y facilita que sus empleados encuentren lo que necesitan o lo que busquen. Al igual que todas las funciones sociales, el etiquetado puede activarse o desactivarse en la sección administrativa de su intranet corporativa.

  1. Comentarios y calificación del documento

En relación con la administración de documentos, permitir que los empleados comenten y califiquen sobre el material almacenado en su biblioteca de intranet puede ser beneficioso para determinar la calidad de su contenido, y ayudar a otros trabajadores a determinar qué información será más útil e importante.

Los portales de intranet se crean para proporcionar administración de documentos, el truco, sin embargo, es encontrar las herramientas de administración de documentos perfectas que aprovechen al máximo la red de intranet de su empresa.