Cómo automatizar procesos con su intranet

Tradicionalmente, las operaciones comerciales se componen de una combinación de procesos largos y tediosos, tiempo perdido y uso imprudente del papel por parte de empleados y empleadores. Sin embargo, con el aumento de los avances tecnológicos y los procesos automatizados de la intranet, hay una transformación en curso que reduce el desperdicio de tiempo y recursos en todo momento.

Un buen portal de intranet utilizado en toda su capacidad puede automatizar procesos que mudan los procesos y formularios, normalmente en papel, a un sistema en línea. Algunas de las formas en que una empresa puede automatizar procesos son:

  1. Automatización de solicitudes de vacaciones o vacaciones anuales.

Para la automatización de solicitudes de vacaciones o en su defecto vacaciones anuales de los trabajadores, por lo general requerirán la impresión de formularios y el envío de documentos impresos a los empleadores. Sin embargo, para esta tarea se puede crear formularios en línea en el portal de intranet de su empresa. Las solicitudes pueden ser procesadas de una manera más oportuna. El personal puede enviar rápidamente los requerimientos de licencia en segundos, hacer que el formulario se envíe a los gerentes correspondientes para su aprobación y, una vez aceptado o rechazado, se notificará automáticamente al remitente.

  1. Incorporación

Las redes de intranet tienen características que se pueden agilizar, automatizar y organizar los procesos de integración dentro de su empresa. Los formularios en línea y las funciones de lectura estarán disponibles en los sistemas de intranet que facilitan que todo el personal complete todos los formularios necesarios y hayan leído los documentos requeridos. Más aún, a través de estos procesos automatizados, puede crear listas de verificación electrónicas y foros para administrar todos sus procesos de incorporación en una plataforma completamente centralizada. Este programa mejorará la retención de empleados al eliminar la dependencia en documentos en papel y facilitar un flujo constante de información estándar para cada empleado nuevo y futuro.

  1. Procesos automatizados de informe de incidentes

Los incidentes o accidentes son muy propensos a ocurrir. El problema radica en que las respuestas a estas situaciones son tardías. En un portal de intranet corporativo y activo, puede crear formularios para alojar y completar informes de percances o contratiempos.  A través de estos formularios en línea, las partes relevantes pueden obtener rápidamente la información vital y tomar instantáneamente las medidas necesarias en lugar de esperar a que el papeleo pase por la jerarquía. Además de proporcionar estas respuestas rápidas, este proceso automatizado lo deja con un registro de envío para garantizar que haya cumplimiento del mismo.

  1. Entrenamiento automatizado al personal

La capacitación es una parte crucial de la participación y la motivación de sus empleados. Aunque siempre hay un tiempo y una necesidad de capacitación cara a cara, puede ser bastante costoso. Para evitar dichos gastos, puede automatizar los procesos en su intranet y utilizar una herramienta de proceso integral que le permita crear módulos de capacitación detallados que incluyen cuestionarios y videos.

  1. Pedidos automatizados de los suministros

No importa su área de negocios, siempre necesita recursos para hacer el trabajo. El proceso tradicional de solicitud de estos requerimientos puede ser muy lentos y propensos a la pérdida de papeleo y afines. Puede agilizar rápidamente este sistema creando formularios en línea para que los empleados soliciten materiales inmediatamente. También se pueden establecer recordatorios mensuales para que las solicitudes se ingresen a tiempo, lo que garantiza que no haya retrasos en el desarrollo de los negocios.

Los cinco procesos en línea anteriores son formas en las que puede automatizar los procesos en su intranet y ayudar a su empresa a reducir el consumo de papel y el desperdicio de tiempo.