Si dividimos la palabra «extranet», obtenemos «extra», que en el caso de una organización, simplemente significa cualquier cosa que sea crucial para una compañía, pero que exista fuera de ella. Tales entidades incluyen vendedores, proveedores y clientes. Teniendo esto en cuenta, entonces la extranet es solo una red privada altamente segura diseñada específicamente para permitir el acceso de estas personas al espacio virtual de comunicación de su organización. A menudo se define como una red privada que aprovecha la tecnología de Internet y el sistema público de telecomunicaciones para compartir parte de la información o las operaciones de una empresa a través de un sistema seguro con vendedores, proveedores, socios, clientes u otras empresas. Una extranet a menudo se considera parte de la intranet de una empresa que se extiende a usuarios autorizados fuera de la organización.

A través de la extranet, usted proporciona acceso controlado a personas autorizadas fuera de la empresa. Al igual que la intranet, permite la comunicación privada, el intercambio de documentos y conocimientos, y las transferencias entre socios externos cruciales y su organización. Un buen ejemplo de una red extranet sería SharePoint.

El Uso de una Extranet

Las extranets actúan como un sistema de contratación para los posibles clientes de su empresa. Al igual que las intranets pueden aumentar la participación de los empleados, las extranets también se expanden para involucrar a personas fuera de su organización.

En general, las organizaciones usarán extranets para:

• Servicio al cliente mediante la distribución de información personalizada a estos de una manera más eficiente.
• Capacitación y educación para nuevos empleados.
• Comunicación y conexión con los clientes en un entorno más controlado.
• Facilitar las tareas de gestión de proyectos al proporcionar un espacio de trabajo con acceso a documentos comunes en línea para equipos.

Las Ventajas de una Extranet

Las extranets ofrecen una gama de beneficios clave para las empresas y las organizaciones. Les ayuda a:

• Comunicarse y colaborar más eficazmente con sus partes interesadas y clientes a través de una red segura.
• Integrar cadenas de suministro como procesos consolidados.
• Reducir los costos haciendo que la documentación relevante, como los manuales, esté disponible en línea para todas las partes interesadas.
• Mejorar sus relaciones comerciales a través de la colaboración dentro de la extranet.
• Simplificar sus procesos internos utilizando una única interfaz.
• Asegurar la comunicación de la empresa en un entorno controlado.
• Trabajar con flexibilidad, ya que la extranet permite que las personas trabajen de forma remota y sean más móviles. Más aún, a las personas se les brinda acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a la información primordial del negocio, independientemente de su ubicación.

Las Desventajas de una Extranet

• Si está alojado internamente en lugar de a través de una página de servidor activa, la implementación de una extranet dentro de una organización tiende a ser bastante costosa.
• Las extranets pueden reducir el contacto personal (reuniones cara a cara) con clientes y socios comerciales. Esto podría causar una falta de sentido de pertenencia entre las personas y una empresa, lo que perjudica al negocio cuando se trata de la lealtad de sus socios comerciales y clientes.
• La seguridad de las redes externas puede ser una gran preocupación porque trata con información valiosa. Por lo tanto, los sistemas deben ser controlados cuidadosamente para evitar fugas de información o el mal uso de los datos.

Entonces, para responder a esta pregunta común, una extranet es una red privada controlada que proporciona a las empresas y organizaciones una plataforma para organizar la comunicación dentro de una compañía entre partes internas y externas.