SharePoint en palabras sencillas

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una plataforma de colaboración basada en la web que proporciona a su empresa un lugar seguro para almacenar, acceder y compartir información en diferentes dispositivos. El único requisito es un navegador web como Google Chrome o Firefox.

Las organizaciones usan SharePoint debido a la reducción de los riesgos de seguridad asociados con las TI y motivadas también por la reducción de gastos. Otra razón por la cual las compañías usan esta plataforma es porque facilita la colaboración entre los equipos de trabajo y brinda un acceso sin interrupciones a la información vital de las mismas.

Productos Comunes de SharePoint

SharePoint puede hacer referencia a cualquiera de los siguientes productos:

  • SharePoint Online

Este es un servicio basado en la nube disponible para todas las empresas. Disminuye la necesidad de instalar SharePoint Server. En su lugar, una empresa se suscribe a un plan de Office 365. Les permite a sus empleados crear sitios donde puedan compartir y modificar información.

  • SharePoint Foundation

Anteriormente denominado Windows SharePoint Services, también se conoce gracias a que puede ser implementado de forma gratuita. Se puede usar para crear varios sitios para la colaboración de los equipos de trabajo en cuanto a documentos, datos, calendarios y páginas web.

  • SharePoint Server

Ideal para funcionar como servidor dentro de las instalaciones de la compañía. Es similar a SharePoint Foundation, pero está cargada con funciones adicionales como inteligencia empresarial, suministro de noticias, sitios personales y búsqueda empresarial.

Características de SharePoint

  • Las Listas de SharePoint

SharePoint proporciona dos formas de administrar la información: bibliotecas y listas. Las listas se parecen a una hoja de cálculo. Contienen columnas y filas. La principal ventaja es que son fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo ya que las listas se encuentran en SharePoint. Disminuyen la necesidad de enviar correos electrónicos.

  • Flujos de Trabajo en SharePoint

SharePoint proporciona a su empresa diversas plantillas que reducen el desperdicio de tiempo y, por lo tanto, facilitan la eficiencia y la coherencia en sus tareas diarias.

  • Búsquedas en SharePoint

La función de búsqueda permite a sus empleados ejecutar una consulta que le permite a la aplicación devolver un conjunto de resultados que coinciden con lo que se desea consultar. Los resultados pueden ser documentos, artículos de listas, páginas web o bibliotecas.

  • Bibliotecas de SharePoint

Estas bibliotecas les permiten a sus empleados almacenar, modificar, agrupar y filtrar los datos almacenados en ellas. Esto mejora la búsqueda, por lo tanto, presenta el retorno deseado cuando se ejecuta una consulta.

Los beneficios de utilizar SharePoint en tu negocio

Las características anteriores y muchas más le permiten a su empresa reducir los costos y reducir tiempos sin comprometer la calidad. Algunos de los beneficios incluyen:

  • Control Efectivo de toda la plataforma

La consola de Administración central permite a los administradores acceder a las características de las aplicaciones, supervisar las granjas de SharePoint, realizar actualizaciones, copias de seguridad y restauraciones en una sola ubicación.

  • Fomenta la Colaboración

Brinda y promueve una colaboración efectiva entre los miembros del equipo de su organización. A través de funciones tales como discusiones, tareas, calendarios, contactos, etc., los usuarios están en condiciones de compartir y modificar datos sin esfuerzo. La colaboración conduce a una mejor toma de decisiones y facilita la productividad.

  • Fácil de Usar

SharePoint le permite crear soluciones de negocios sin la necesidad de consultar a un desarrollador. Sus características y herramientas son sencillas, lo que facilita la creación efectiva de soluciones adaptadas a las necesidades de su negocio. Si desea realizar una actualización o una copia de seguridad, puede hacerlo de una manera rentable y rápida.

  • Mejora la Seguridad y la Integridad

La plataforma de SharePoint proporciona la muy necesaria seguridad de la información a la que no deben acceder personas no autorizadas. Integra el uso de contraseñas para acceder a archivos, documentos, sitios, etc. Además, la plataforma permite a todos los miembros del equipo revisar un documento actualizado antes de su publicación.

Veredicto

Independientemente de la industria en la que se encuentre su empresa, esta necesita una herramienta que mejore la productividad, disminuya el desperdicio de tiempo y sea rentable. SharePoint es esa herramienta que su empresa necesita. Conduce a un aumento de la colaboración en su negocio, lo que facilita la productividad.

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