Cada empresa es única. Aun cuando esa afirmación es cierta, muchas de estas empresas necesitan ciertas cosas similares, como por ejemplo una intranet.

Si ha llegado a este enlace por error; una intranet es una red de comunicaciones local o restringida, específicamente una red privada.

Hemos estado creando, migrando y actualizando intranets por los últimos 12 años y cada vez que llegamos a esa primera reunión los clientes nos hacen las mismas preguntas o tienen solicitudes similares. “Quiero que nuestra intranet sea impresionante, que tenga toda la información necesaria para nuestros empleados, queremos ahorrar tiempo, queremos automatizar los procesos y que los empleados tengan acceso remoto.” Para ser honesto, una intranet significa diferentes cosas para todas las personas, pero hay ciertos elementos que las empresas siempre necesitan.

1. Limpio, funcional y un diseño fácil de usar

Seamos honestos, si a la gente no le gusta cómo se ve, no van a utilizarlo. Así que, ¿Cuál es el punto en crear un intranet si nadie lo va a usar? Mantenga su marca corporativa, trabaje con los diseñadores que entienden su marca y la cultura de su empresa. Hoy día se necesita pensar primero en los dispositivos móviles o al menos proporcionar un diseño responsivo que se adapte a diferentes tamaños de pantalla y múltiples dispositivos.

2. Directorio de empleados

Este es el elemento número uno solicitado por los clientes, un directorio de empleados actualizado. Este módulo puede ser tan simple o complejo como usted quiera. Por ejemplo, hay empresas que solo proveen el nombre, el número de teléfono y el correo electrónico del empleado, mientras que otros le añaden foto, departamento al que pertenecen, puesto que ocupa, entre otros campos de información. Recuerda, mientras más información proveas más las personas pueden depender de esto día a día.

3. Calendario de eventos y cumpleaños

Una buena estrategia para hacer que los empleados regresen al intranet es colocando información que les interese, como lo es un calendario de eventos, días feriados o cumpleaños. Utilizando un calendario compartido o una red social corporativa para este tipo de comunicaciones, reduce en gran manera el uso de correos electrónicos que se envían cada mes y los infames “reply-to-all”, que no son muy queridos.

4. Repositorio de documentos

Las comunicaciones y documentos de la empresa deberían estar accesibles en la intranet. Esta práctica sirve principalmente para dos propósitos; primero para que los empleados puedan revisar documentos actualizados en cualquier momento realizando búsquedas de un tema en específico; y segundo, proveer recordatorios automáticos al equipo gerencial para revisar estos documentos. El segundo propósito es muy importante cuando se tienen políticas y procedimiento que deben revisarse anualmente como parte de auditorías internas. De esta manera la empresa se mantiene en cumplimiento. También pueden establecer políticas de retención como por ejemplo una expiración de siete años en los documentos, por lo que la gente no podrá borrar o modificar el documento y la versión, asegurándonos de que la versión más reciente es el única publicada.

5. Formularios en línea

¿Quieres traer tráfico a la intranet? Provee formularios que puedan completarse en línea, todos los que quieras. Algunos de los formularios más solicitados son:

• Solicitud de vacaciones
• Reporte de gastos
• Solicitud de cartas (Verificación de empleo, etc)
• Solicitud de compra
  

6. Búsquedas

Si las personas no pueden encontrar la información en los primeros dos intentos de búsqueda se frustran. Un buen motor de búsqueda y una buena estrategia son la pieza líder al momento de iniciar una intranet. Búsqueda de contenido y metadatos, filtrados por fecha y tipo de documento, son detalles muy importantes porque le dan a los usuarios la posibilidad de localizar un documento específico casi inmediatamente.

7. Contenido, buen contenido

No puedo ser lo suficientemente enfático en esta con los clientes. Si deseas un intranet exitoso y que las personas la utilicen necesitas proveer información relevante, documentos que son necesarios día a día y lo más importante contenido dinámico que consiga actualizarse automáticamente desde diferentes áreas de la intranet a la página de inicio. Por ejemplo, muchos intranets proveen herramientas para manejar proyectos y archivar documentos relacionados al mismo. Al utilizar el mismo software para múltiples funcionalidades, garantiza que los empleados lo utilicen todos los días.

8. Consolidación de funcionalidades

• Mesa de ayuda,
• Registro de equipos,
• Crear reportes y “dashboards”,

Muchas de las plataformas de intranet, como SharePoint desde la plataforma Office 365, proporcionarán el motor de flujo de trabajo para automatizar múltiples procesos de negocio sin necesidad de un software adicional.

Conclusión

En fin, no se sienta abrumado con la tarea. Si está trabajando con su equipo en la creación de una estrategia de intranet corporativa, no se olvide que la planificación es siempre la parte más importante para el éxito de una implementación de una intranet. Si no existe un plan, su estrategia de intranet fracasará o no tendrá el impacto que usted está buscando en su equipo. Disfrute del proceso.

INVID es una empresa que ofrece servicios completos en consultoría de sistemas de información. Somos especialistas en la implementación de intranets corporativos y portales. Si necesita ayuda con su estrategia de intranet o desea añadir algo a esta entrada del blog, déjenos un comentario o comuníquese con nosotros.