Como simplificar sus procesos de negocio con Office 365

POR: NEISHA SANTIAGO

Office 365 es mucho más que solo Microsoft Office en la nube, ofrece muchas ventajas para las empresas apoyando el crecimiento y ahorrando dinero. Si se está preguntando si necesita Office 365, le traigo una lista con 10 de los principales beneficios que Office 365 puede ofrecer a las empresas.

  1. Colaboración simple

Si tiene equipos que trabajan juntos en tareas, informes o presentaciones, encontrará que Office 365 es beneficioso para su empresa. Esto se debe a que puede calificar según sea necesario, su equipo puede avanzar para trabajar con las herramientas con las que están cerca a medida que crece, no tiene que cambiar a un nuevo sistema o modificar a nuevas herramientas.

  1. Trabajar desde cualquier lugar

Una de las principales ventajas de Office 365 es la capacidad de trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga una buena conectividad a Internet. Debido a que está completamente basado en la nube, se puede acceder a correo electrónico, archivos y programas de Office (incluidos Word, PowerPoint, Excel, etc.) desde cualquier lugar y dispositivo. Puede diseñar, editar y compartir desde su PC, Mac o su dispositivo iOS, Android o Windows con cualquier persona en tiempo real, esto es beneficioso para compañías con varias ubicaciones, trabajadores remotos o empleados que viajan con frecuencia.

  1. Escalabilidad

Office 365 le brinda la flexibilidad de escalar su negocio rápidamente, ya que puede crecer con usted, las empresas pueden mezclar y combinar aplicaciones para crear su solución personalizada para cada usuario o departamento. Es fácil adjuntar o eliminar usuarios simplemente agregando o eliminando licencias, todos los que necesiten agregar o editar un documento (hoja de cálculo de presentación, etc.) pueden trabajar en la misma versión (y obtener cambios en tiempo real) en lugar de tener múltiples copias.

  1. Reduce Costos

Office 365 es un servicio basado en suscripción. Usted paga una tarifa de suscripción anual o mensual por usuario, excluye los altos costos iniciales para el nuevo software; en su mayoría estás alquilando vs. comprando. Estas tarifas también mueven los costos de TI del capital a los gastos de trabajo, aunque algunas organizaciones pagan anualmente, la mayoría de los planes generalmente se pagan mes a mes, lo que puede ser útil desde la perspectiva del flujo de efectivo.

  1. Siempre al día

Office 365 siempre está actualizado, sí, porque está en la nube, por lo que tendrá acceso a las versiones más recientes sin cargo adicional; Atrás quedaron los tiempos de actualizaciones de software o parches, Microsoft frecuentemente agrega nuevas características y capacidades, y usted tiene acceso a ellas tan pronto como se presentan; Los problemas de compatibilidad también se han vuelto obsoletos porque todos los usuarios usarán la misma versión.

  1. Elimina hardware y reduce costos de energía

Debido a que Office 365 funciona en la nube, no necesita servidores para su sitio web, correos electrónicos o almacenamiento de documentos, los ahorros en costos son sustanciales, ya que eliminar los servidores en el sitio reducirá los costos de energía y la necesidad de espacio de oficina para almacenar el hardware del servidor.

  1. Uso de dispositivos múltiples

Desde el uso de una PC en la oficina, una tableta en casa, una computadora portátil mientras viaja, todos tenemos un teléfono inteligente a nuestro lado casi 24/7. La ventaja de Office 365 es que ahora se puede acceder a los documentos desde cualquiera de estos dispositivos mencionados, y la sincronización automática significa que la versión más actual está siempre a mano.

  1. Planes para ofrecer

Office 365 tiene muchos planes de negocios, cada uno con diferentes características y programas. Cada trabajador tendrá diferentes necesidades técnicas, por lo que tener la capacidad de mezclar y combinar su proyecto significará que no gastará más de lo que necesita.

  1. Características de seguridad

Office 365 tiene varias características de seguridad integradas para mantener seguros los datos de su empresa.

  • Advanced Threat Analytics (ATA): ATA utiliza el aprendizaje automático y el análisis para identificarlo y alertarlo sobre actividades inusuales de inmediato. ATA tiene inteligencia incorporada para aprender, analizar y reconocer usuarios o dispositivos normales e inusuales, manteniéndolo actualizado en tiempo real.
  •  Cifrado de mensajes: le permite enviar correos electrónicos cifrados, evitando que cualquier persona que no sea el destinatario lea el contenido de su correo electrónico. El cifrado funciona independientemente del servicio de correo electrónico que utilice el destinatario.
  • Administración de dispositivos móviles: esta función lo ayuda a proteger y administrar Office en los dispositivos móviles de los empleados para proteger los datos privados. Puede controlar las políticas de seguridad del dispositivo, borrar un dispositivo de forma remota y ver informes específicos del dispositivo.
  • Prevención de pérdida de datos: controla los correos electrónicos y evita que la información confidencial salga de su organización. Cuando está habilitado, todos los correos electrónicos de una organización se escanean en busca de información, como tarjetas de crédito, pasaportes o números de seguridad social.

  1. Capacidades de correo electrónico

Los usuarios de Office 365 tienen acceso a las últimas funciones en Outlook, que tiene una amplia gama de capacidades de correo electrónico importantes. Algunas de estas características son:

  • Gestión de zonas horarias: si tiene dificultades para gestionar reuniones en zonas horarias, ahora puede crear las horas de inicio y finalización de eventos en diferentes regiones.
  • Boomerang: Actuando como un botón de repetición de su correo electrónico, mueve los mensajes a una carpeta de almacenamiento y lo devuelve a su bandeja de entrada en el momento en que lo necesita. Además, Boomerang le permite enviar mensajes en diferentes momentos, también tiene notificaciones de respuesta del destinatario y funciones de programación mejoradas a través de su calendario de Outlook.
  • Bandeja de entrada y desorden: establece automáticamente lo que determina que son sus correos electrónicos más relevantes en una carpeta y el resto en otra carpeta.

Office 365 ofrece muchas ventajas valiosas para su negocio, ya sea que necesite aumentar sus habilidades de colaboración, aumentar la productividad o garantizar que sus datos se mantengan seguros. Desde reuniones en línea hasta compartir documentos, Office 365 ofrece soluciones que van mucho más allá de la versión instalada de Microsoft Office.

Si desea simplificar sus procesos de negocio, ¡pruebe Office 365 hoy! Contáctenos.

 

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