Cómo utilizar OneDrive y SharePoint para empresas

Las herramientas empresariales de sincronización y uso compartido de Microsoft, OneDrive y SharePoint, han crecido enormemente y siguen siendo utilizadas por las organizaciones para llevar a cabo sus operaciones comerciales. Pero antes de comenzar a utilizarlos para negocios, expliquemos exactamente qué son.

OneDrive

OneDrive es una plataforma de almacenamiento de documentos y archivos en línea. Normalmente lo utilizan las personas y los equipos de negocios que necesitan una ubicación centralizada para almacenar y acceder a los archivos. Las funciones de versión y de uso compartido de OneDrive facilitan el trabajo conjunto, por lo que es más que un archivador en línea. Microsoft distingue entre las versiones personales y comerciales de la herramienta; a los efectos de este artículo, nos centraremos en la versión comercial.

SharePoint

SharePoint es una herramienta de colaboración para empresas que necesitan varios individuos y equipos para trabajar en documentos y productos al mismo tiempo. Durante el último par de años, Microsoft lanzó actualizaciones de su producto Office 365 que han absorbido SharePoint en la plataforma en la nube de Office 365, por lo que, a los efectos de esta publicación, hablaremos específicamente de SharePoint como una solución en las instalaciones. Si hablamos de soluciones híbridas o en la nube, lo llamaremos Office 365. La herramienta de colaboración en la nube, Office 365, incluye las características de SharePoint y de la plataforma de almacenamiento OneDrive, lo que hace que estén disponibles en cualquier dispositivo desde la nube.

Usando OneDrive y SharePoint en Empresas

  1. Cifrado y Cumplimiento

Las empresas preocupadas por la seguridad de los documentos, la auditoría o el cumplimiento normativo a menudo encuentran que el control de versión granular de SharePoint y la configuración de acceso de los usuarios les ayudan a controlar la seguridad de sus datos internos y de los clientes. Si bien Office 365 y OneDrive se cifran para mantener a salvo los documentos de los documentos, solo SharePoint puede ofrecer la seguridad adicional de un servidor independiente.

  1. Gestión de Recursos y de Documentos.

OneDrive (para empresas) ahora contiene todas lo que los documentos originales SharePoint ofrecen, incluidos flujos de trabajo, auditorías, plantillas y control de versiones. Lo que no incluye son sus recursos de marketing, como el sitio web y las conexiones de redes sociales. La empresa es propietaria de la cuenta, y a cada usuario se le asigna una cuenta personal en la cuenta de la empresa donde se pueden producir y almacenar documentos individuales antes de compartirlos con el público más amplio de la empresa.

Muchas empresas utilizan SharePoint para la colaboración en documentos y archivos en toda la organización. Tanto Office 365 como las ofertas de SharePoint en las instalaciones proporcionan flujos de trabajo colaborativos y permisos granulares para ayudarlo a mover el contenido de la idea a la publicación sin saltarse los pasos.

  1. Sitio Web, Aplicaciones y CMS

Muchas empresas utilizan el motor de SharePoint para crear y mantener el sitio web de su empresa, la documentación interna e incluso las aplicaciones web. El componente CMS le permite publicar sus documentos directamente en el sitio web de su empresa o ponerlos a disposición de los clientes o empleados para que puedan acceder y descargarlos. Muchas empresas también utilizan el análisis interno de SharePoint para crear aplicaciones personalizadas para uso externo o de empleados.

OneDrive no ofrece la posibilidad de publicar su contenido en la web. Si bien puede enviar enlaces a documentos por correo electrónico, no puede publicar esos documentos directamente en una página web desde la plataforma OneDrive. Puede hacer que los documentos sean detectables por su equipo, pero necesitará Office 365 u otra plataforma de CMS o un sitio web para que su trabajo sea visible públicamente.

Las aplicaciones de software OneDrive y SharePoint tienen características que ayudan a las organizaciones a llevar a cabo su negocio. Ya sea encriptación o administración de documentos, se le garantiza que obtendrá lo que necesita.

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