Comprendiendo el Espacio de Trabajo Digital

En la actualidad, para las compañías es importante poder tener un espacio de trabajo que les permita establecer canales efectivos de comunicación, potenciar el trabajo colaborativo y que no se limiten a la estructura física de un edificio u oficina. Romper con el esquema tradicional del trabajo en equipo, de las reuniones y de las entrevistas presenciales (por mencionar algunas actividades) ofrece una ventaja competitiva que se ve reflejada en el aumento de la productividad de la compañía y en la eficiencia en la toma de decisiones, gracias a la existencia de un espacio de trabajo digital.

Diversas herramientas permiten que esta adaptación a las nuevas tecnologías sea mucho más sencilla tanto para las empresas como para sus empleados. Entre ellas, podemos encontrar que Microsoft ofrece las soluciones más utilizadas por las compañías para la creación de canales efectivos de comunicación y de colaboración.

¿Cómo funciona el Espacio de Trabajo Digital?

El espacio de trabajo digital debe ofrecer una estrategia comunicativa y colaborativa que aumente los niveles de eficiencia de tu compañía. Una Intranet bien organizada y que sea fácil de utilizar permitirá a tus empleados trabajar en equipo de una forma más eficiente, o un nuevo sistema de entrevistas laborales en línea puede disminuir los tiempos del reclutamiento y selección del personal, agilizando otras tareas del Departamento de Recursos Humanos. En otras palabras, implementar el espacio de trabajo digital implica impulsar un cambio cultural en su organización.

El espacio de trabajo digital utiliza una gran variedad de herramientas integradas con SharePoint para proporcionar al trabajador una mayor facilidad y comodidad para poder desempeñarse en sus funciones.

Veamos el siguiente ejemplo: supongamos que eres el Jefe del Departamento de Sistemas de una importante institución de tu país y que en estos momentos se encuentras fuera de la ciudad por un viaje de negocios, pero surge una reunión imprevista en la compañía que requiere de tu presencia. Gracias a las herramientas que ofrece Microsoft Office 365, podrás ser notificado de la reunión mediante a Outlook Calendar y podrás estar presente en ella a través de Skype for Business.

Así como en este ejemplo, no necesariamente los empleados tienen que estar fuera de su oficina para poder hacer uso del espacio de trabajo digital. Un trabajador puede tener acceso a documentación y reportes de otro departamento sin tener que moverse de su puesto gracias a las bibliotecas de SharePoint, o puede solicitar y compartir algún archivo a través de MS Teams.

De manera similar, es posible disminuir el uso del correo electrónico y aumentar el trabajo colaborativo gracias a la implementación de una red social corporativa como Yammer, la cual permite que compartas información y recursos importantes con el personal de su departamento, de otras áreas en específico o de toda la compañía. Adicionalmente, Yammer facilita la búsqueda y el uso de los recursos compartidos y permite una integración más social del equipo de trabajo

El uso de aplicaciones en la nube también ha ofrecido un sinfín de oportunidades para aumentar el trabajo colaborativo en todo tipo de organizaciones. Gracias a estas, es posible que tus empleados puedan conectarse desde cualquier computadora de la oficina y continuar con el trabajo del día anterior, o desde cualquier parte del mundo a través de cualquier dispositivo móvil o una computadora con una conexión a internet. Así mismo, da la oportunidad de implementar una política de Home Office y de horarios flexibles, haciendo más atractiva a su empresa y captando a una mayor cantidad de talentos que, además de trabajar, estudien o tengan una familia que atender.

Para poder cumplir con lo anterior, es necesario que SharePoint sea responsivo. Generalmente, es un proceso que resulta costoso para algunas compañías pero en INVID ofrecemos Sharestacks, una solución basada en SharePoint y Office 365 que se ajusta a sus posibilidades y a sus necesidades.