Estrategia de organización de documentos en Office 365 y SharePoint Online

Microsoft Office 365 es una plataforma de colaboración que protege su negocio, capacita a equipos o grupos de empleados y simplifica la administración (IT). SharePoint Online es el componente de Microsoft Office 365 que lo prepara para crear una estrategia organizativa y sistemas para la gestión de documentos.

Microsoft Office 365

Office 365 ofrece servicios de SharePoint Online y OneDrive for Business en la nube, lo que brinda a los usuarios el paquete completo de administración de documentos. Las actualizaciones periódicas de Microsoft significan que los dos servicios funcionan perfectamente juntos y con otras herramientas en Office 365. La Intranet-as-a-Service de Unily hace que este proceso sea aún más fácil, lo que ayuda a integrar las capacidades de documentos de Office 365 en una solución de intranet con todas las funciones y Las características en contexto.

SharePoint Online

La administración de documentos en SharePoint Online le permite controlar el ciclo de vida de los documentos corporativos, desde la creación, revisión y distribución. Los documentos se pueden almacenar en varios sitios de SharePoint, pero se ajustan a la seguridad de los permisos específicos de cada usuario. Los metadatos y el etiquetado hacen que los documentos se organicen en todo el sitio y se puedan buscar más para otros. La administración de documentos de SharePoint también ayuda a proteger los documentos contra el uso no autorizado y garantiza flujos de trabajo de procesos empresariales consistentes sobre la forma en que se manejan los documentos.

Estrategias de organización de documentos.

Las estrategias de organización del documento son los siguientes:

  1. Escaneo y captura de documentos

En Microsoft Office 365, los usuarios pueden capturar y cargar contenido desde escáneres, escritorios y otros sitios para compartir archivos. Al ver que las imágenes se basan en la web, no hay aplicaciones gruesas para instalar, Office proporciona a los usuarios flexibilidad en cuanto a dónde y cómo importan el contenido. Este enfoque flexible permite a los usuarios traer fácilmente grandes volúmenes de contenido ad hoc a SharePoint Online.

  1. Etiquetado de índice y mejora del contenido

El contenido ingresado en el sistema puede ser categorizado e indexado automáticamente para una búsqueda rápida y fácil recuperación. El contenido etiquetado correctamente con metadatos significa asistencia sin problemas durante todo el ciclo de vida del documento, desde el procesamiento hasta el archivo y / o la destrucción de registros.

  1. Centralización de la información.

A medida que el contenido se enruta, los usuarios no tienen que entender las complejidades de SharePoint, su estructura o dónde colocar los archivos, la optimización de Office 365 permite que el contenido se envíe a cualquier lista, biblioteca, repositorio externo o sistema basado en las propiedades de tipo o documento.

  1. Recuperación rápida de documentos

Los datos almacenados en sistemas de negocios separados llevan a los empleados a cazar tesoros no deseados. Esto resulta en pérdida de productividad, tiempos de respuesta más largos y mayores costos operativos. Las búsquedas de documentos rápidas y las recuperaciones eficientes no solo resultan en usuarios satisfechos, sino que también pueden ayudar a mejorar el servicio al cliente.

  1. Procesos automatizados

Cuando se puede extraer información importante de los documentos, los activadores activan flujos de trabajo automatizados y optimizados para obtener un mayor valor comercial. Descubrir cuellos de botella y proporcionar información en tiempo real que permite a los líderes de una organización, determinar el mejor curso de acción para la empresa.

Office 365 y SharePoint Online proporcionan a las empresas y organizaciones una estrategia que proporciona una gestión de documentos revolucionaria. Permiten la colaboración, la transformación digital y la centralización de la información, la personalización y la creación de sincronizaciones en los documentos. Además, estos sistemas de gestión están basados ​​en la nube para garantizar que se almacene de forma segura y funcione en beneficio de la organización.