Las tecnologías digitales cambian constantemente nuestra forma de trabajar y vivir. Como resultado, esta ola tecnológica ha hecho necesario que las empresas y los negocios creen un espacio de trabajo digital para sus empleados. El hecho de que el espacio de trabajo digital esté completamente en línea ha dejado a muchos preguntándose qué aspecto tiene la colaboración en el espacio de trabajo digital. Afortunadamente la respuesta es simple. Al centrarse en mejorar las experiencias de las personas y en el uso de herramientas de colaboración, los empleadores y los trabajadores pueden colaborar adecuadamente en la plataforma del espacio de trabajo digital.

La Colaboración en el Espacio de Trabajo Digital

El objetivo de la colaboración es crear canales de comunicación que permitan que varias partes trabajen juntas para lograr un objetivo similar. En esta era digital, la colaboración se logra en abundantes formas que incluyen redes, aplicaciones y telecomunicaciones. Algunos de los métodos comunes utilizados para mejorar la colaboración en un espacio de trabajo digital incluyen:

• Correo electrónico
• Reuniones (por ejemplo, en persona, llamadas y videoconferencias)
• Mensajería instantánea (por ejemplo, Skype for Business, AIM (RIP),
• Soluciones para compartir documentos (por ejemplo, archivos compartidos, OneDrive, Box, etc.)
• Redes sociales empresariales (por ejemplo, Yammer, Chatter, etc.)
• Espacios de trabajo del equipo (por ejemplo, SharePoint, Microsoft Teams, Slack, etc.)

Herramientas de colaboración

La implementación de herramientas de colaboración dentro de su espacio de trabajo digital permite a los empleados prestar mayor apoyo en la ejecución de tareas. A continuación, se incluyen algunas de las herramientas de colaboración utilizadas con frecuencia en un espacio de trabajo digital:

1. Redes Sociales Empresariales o Enterprise Social Network

Normalmente, la función principal de una intranet es ayudar con las tareas comerciales diarias. Ahora, las empresas modernas usan intranets modernas que incluyen funciones sociales. Estas herramientas de colaboración se conoce como Redes Sociales Empresariales o Enterprise Social Network. Se centra en los componentes sociales que impulsan las empresas.

Las herramientas de Enterprise Social Networking mueven la comunicación interna y la colaboración de los empleados a través de la intranet de su compañía al incluir funciones interactivas. A través de las redes sociales y las relaciones, conectan a sus empleados y crean un sentido de pertenencia que inadvertidamente da lugar a interactividad y un fácil intercambio de información.

Algunas de sus características incluyen:

• Pizarrón de mensajes
• Chats en vivo
• Foros de discusión

2. Sitios de proyectos y departamentos

Para organizaciones con numerosos equipos y múltiples departamentos, esta herramienta de colaboración entre departamentos ayuda a crear sinergias dentro de la empresa a la vez que aumenta la comunicación entre los departamentos. Los sitios de proyectos y departamentos proporcionan una plataforma y un sitio dedicados en su intranet para que los empleados se comuniquen y colaboren.

Además de esto, puede agregar una biblioteca de documentos para proporcionar recursos relevantes a los departamentos y equipos, así como una herramienta de administración (Track Manager) para ayudar a realizar un seguimiento de los deberes y las tareas completadas en todos los departamentos.

3. Sistema de Gestión de Documentos (DMS por sus siglas en inglés)

El sistema de gestión de documentos es una poderosa herramienta de colaboración utilizada tanto para realizar un seguimiento de los documentos como para almacenarlos. Con esto a su disposición, podrá usar su intranet para centralizar documentos en almacenes comunes en un espacio de trabajo digital seguro.

Otras características de esta herramienta de colaboración incluyen compartir documentos, alertas de notificación para cualquier edición hecha en un documento y la capacidad de discutir documentos con otras personas en un flujo de actividad.

El espacio de trabajo digital es simplemente una versión evolucionada de la oficina tradicional. En él, obtiene la suma de todas las tecnologías utilizadas para realizar el trabajo dentro de su organización. Por lo tanto, con la incorporación de algunas herramientas, podrá mantener el elemento vital de colaboración entre sus empleados.