¡Sí, aquí le explicamos cómo!

Muchas organizaciones, especialmente si han existido por un tiempo, tienen uno o más servidores de archivos, el cual usan todos los empleados. Estos servidores de archivos suelen tener cientos, miles o incluso millones (en el caso de grandes empresas) de documentos, archivos, códigos e imágenes esenciales. Muchos de estos servidores de archivos contienen activos importantes como logotipos, texto, pancartas y otros elementos comerciales esenciales. Sin embargo, Microsoft no parece recomendar recursos compartidos de archivos para este propósito. En cambio, SharePoint parece ser la forma sugerida por Microsoft para que las empresas compartan información internamente.

Para los profesionales de TI, la pregunta es: ¿puede reemplazar un servidor de archivos? Es decir, ¿puede actualizar su empresa a SharePoint y deshacerse del antiguo servidor de archivos por completo? ¡Sí, aquí está el por qué y cómo!

SharePoint es  un servidor de archivos con una interfaz web efectiva

Ya sea que ejecute una instancia de SharePoint localmente (solo se recomienda en casos de uso específicos) o en la nube, SharePoint es efectivamente un servidor de archivos. De hecho, el servicio de SharePoint incluye SharePoint con OneDrive, ya que estos productos están muy relacionados entre sí.

Los administradores de TI pueden pensar en OneDrive como el recurso compartido de archivos heredado. Al igual que Dropbox o Box, OneDrive le permite copiar archivos a la nube y compartirlos con los respectivos permisos. Pueden compartir y abrir archivos solo las personas con permisos, todas las personas de la organización o todo el mundo pueden verlos.

SharePoint es la plataforma utilizada para crear sitios web internos. Puede crear sitios de equipo de trabajo con páginas, activos y prácticamente cualquier otra cosa que encuentre en un sitio web. Así, a sus empleados puede gustarles y a su vez compartir estos enlaces. Y puede configurarlos para búsqueda, para que las personas puedan encontrar lo que buscan (como «assets de marketing»).

En esencia, SharePoint es una interfaz web que proporciona un método interno de comunicación y uso compartido de archivos.

¿Por qué es mejor que compartir archivos?

SharePoint es poderoso por muchas razones, pero una de las más importantes es que mejora un recurso compartido de archivos tradicional.

Considere el siguiente ejemplo. Supongamos que marketing ha publicado algunas pautas nuevas sobre cómo usar los logotipos de su empresa, incluyendo algunos assets de imagen revisados.

Si se cuenta con un servidor de archivos, marketing colocaría los nuevos logotipos en ese servidor y probablemente enviaría un correo electrónico al equipo diciendo, «aquí están los nuevos assets».

Sin embargo, hay algunos problemas con esto. ¿Cómo controlas los permisos? ¿Quién puede leer o ver estos archivos? ¿Cómo se asegura de que los nuevos empleados utilicen estos archivos y no los antiguos?

En su lugar, con SharePoint puede crear una página web en su sitio de intranet. Marketing podría llamarla «Guías y Logotipos de Marketing». Así, el equipo de Marketing puede actualizar esta página con los logotipos y las pautas más actuales. Marketing también podría bloquear esta página para que solo accedan las personas que necesitan conocer esta información (por ejemplo, diseñadores gráficos). Los nuevos empleados encontrarán esta página como referencia cuando se unan.

¡Este método de distribución y comunicación es mucho mejor que los correos electrónicos y los archivos compartidos!

SharePoint mejora el uso compartido de archivos de las empresas

No hay duda de que esta plataforma mejora el intercambio de archivos para las empresas. Con administración de permisos, una interfaz de colaboración y herramientas de sitios web internos, SharePoint es el reemplazo perfecto para esos servidores de archivos obsoletos que todavía existen en una oficina.

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