Actualización, una palabra simple con el poder de poner miedo en el corazón de los profesionales de informática más experimentados. Las complicaciones que pueden surgir durante una migración o actualización pueden ser preocupantes, pero hay maneras de hacer las actualizaciones más simples y eficientes.

La actualización se convirtió en un tema este año cuando apareció la nueva versión de SharePoint. Se trata de una actualización sólida que ofrece posibilidades híbridas y formas más sencillas de organizar el contenido y crear flujos de trabajo. Así que, si está utilizando SharePoint 2003/2007/2010 ó 2013, sería recomendable comenzar a planificar la estrategia para actualizar a la última versión.

Las actualizaciones fluyen mejor cuando son planificadas con cuidado. Estas son algunas de las cosas que les sugerimos a los clientes antes de actualizar:

1. Repasa todo: Realizar una evaluación de documentos, imágenes, políticas y otros tipos de contenido para determinar qué necesita permanecer y qué se puede eliminar de la plataforma. Este puede ser un buen momento para revisar los usuarios y sus accesos, sus flujos de trabajo y todo lo que haya configurado.
2. Utilice la regla 80/20: Esta regla se utiliza en muchos de los campos. La premisa básica es que la mayoría de las veces el 80% de su contenido ya no es necesario y puede ser eliminado o tal vez movido a otro servidor. Compruebe objetivamente qué contenido es relevante y cuál puede ser borrado.
3. Seguridad: Las organizaciones que deben estar en cumplimiento tienen que pensar cuidadosamente en los riesgos de seguridad que una actualización puede traer. Revise los parámetros de seguridad antes de comenzar.
4. Requisitos de hardware/software: SharePoint 2016 tiene unos requerimientos mínimos de hardware/software (arquitectura 64 bits, sistema operativo, SQL, etc.), así que debe analizar si necesita adquirir equipo o licenciamiento adicional.
5. Aplicaciones Personalizadas: Si su empresa utiliza aplicaciones / integraciones de terceros en su sitio de SharePoint, asegúrese de que estén disponibles en la nueva versión de SharePoint que planifica actualizar.
6. Haga un plan de pruebas posteriores a la actualización: Es importante asegurarse de que la actualización está funcionando correctamente y si hay ajustes que deben realizarse luego. Navegue por su sitio de SharePoint, pruebe los enlaces, asegúrese de que el contenido se vea como se supone. El contenido más visitado debe ser la máxima prioridad al inspeccionar. También pruebe cualquier aplicación externa o enlaces de terceros que pueda tener. Si su sitio de SharePoint tiene un diseño personalizado o una marca específica, asegúrese de que se vea correctamente.

Una vez finalizada la evaluación, es hora de definir una estrategia de actualización. Existen principalmente dos opciones de actualización: actualización nativa o actualización paralela/selectiva. 

La actualización nativa es realizada directamente en el servidor existente (también llamada actualización «in-place»).

Las actualizaciones paralelas o selectivas ocurren cuando se crea un ambiente nuevo e independiente en paralelo con el ambiente de SharePoint existente, para migrar selectivamente el contenido y funcionalidad que desea mantener en la plataforma.

Aquí está una lista de pros y contras de ambas opciones: 

• Actualización Nativa:
  • Pros: No tendrá que invertir en servidores adicionales para la actualización.
  • Cons:
    • “Sobrescribe” el entorno actual
    • Dificultad en regresar si alguna situación ocurre (revertir)
    • Mayor tiempo de inactividad (durante todo el proceso de actualización)
    • Si su plataforma tiene personalizaciones o flujos de trabajo específicos, tendrían que ser reconfigurados “post-upgrade”
• Actualización Paralela:
  • Pros:
    • Mayor control del proceso de actualización. (selecciona y escoge qué actualizar)
    • Menor tiempo de inactividad (ambiente nuevo / actual puede seguir siendo accesible para los usuarios durante el proceso de actualización)
  • Cons:
    • Puede que tenga que invertir en servidores adicionales para el nuevo ambiente.

La actualización paralela se recomienda para una experiencia más ligera y sin dolores de cabeza.

Una evaluación a tiempo será muy útil, ya que le dará una idea de lo complejo que es su entorno de SharePoint y considerar si la actualización es lo correcto para su organización. Utilice estas preguntas como guía para entender si necesita actualizar ahora:

• ¿Cuándo es usted un candidato para la actualización nativa?
• ¿Qué necesita migrar?
• ¿Cuál es su estrategia de la nube?
• ¿Tiene usted requerimientos de tipo legal o regulatorios?
• ¿Qué cambios pueden surgir en su organización con la actualización?

¿Eres un candidato para una actualización?

Antes de responder afirmativamente a una actualización, analice si la nueva versión ayuda a resolver desafíos empresariales a corto plazo. Quizás subir archivos más grandes, hacer búsquedas híbridas en la nube, y/o realizar integraciones entre SharePoint OnPremise y SharePoint Online podrían ser algunos de los beneficios de actualizar.

Si tiene SharePoint 2003 y 2007, debe planificar una actualización lo más pronto posible, ya que esta versión perdió el soporte de Microsoft. Es posible que los que tengan SharePoint 2010 quieran comenzar a incluir la actualización en el presupuesto del próximo año, debido a que próximamente también perderá el soporte.

En adición, Microsoft no proveerá más actualizaciones de las versiones de InfoPath, lo que significa que la edición del 2013 fue la última. De todas maneras, SharePoint 2016 funciona con InfoPath 2013 y Microsoft continuará dando apoyo para InfoPath 2013 hasta el 2026.

Como parte de Office 365, Microsoft lanzó las nuevas aplicaciones “Power Apps” y «Microsoft Flow» para ayudar un poco con la funcionalidad de InfoPath, pero mientras tanto, los usuarios tendrán que recurrir a soluciones de terceros como Nintex Forms.

Descargue nuestra lista para confirmar si su organización está lista para la actualización.

Con el personal adecuado y la debida evaluación, la actualización a SharePoint 2016 no debería ser un dolor de cabeza.