El mundo de los negocios de hoy es complejo y dinámico. Los equipos de gestión se enfrentan constantemente a cambios frecuentes en los requisitos, además de las limitaciones presupuestarias y las exigentes expectativas de los interesados. Las organizaciones buscan opciones para hacer más con menos: menos recursos, incluidos presupuestos reducidos. Por lo tanto, es esencial para cualquier proveedor de soluciones prospectivas ofrecer a los clientes opciones que se centren en la optimización de todos los aspectos del negocio, incluida la gestión de proyectos.

La gestión tradicional de proyectos es impulsada por entregables; en otras palabras, admite que las circunstancias que afectan el proyecto son predecibles. La gestión ágil de proyectos, en cambio, funciona bien en un entorno dinámico y adaptable. La gestión ágil de proyectos es un proceso altamente iterativo e incremental en el que la comunicación constante entre el cliente (partes interesadas del usuario final) y el equipo del proyecto, que incluye funciones de gestión de proyectos y análisis comercial, es un elemento inherente y fundamental para el éxito.Otro desafío empresarial es la disponibilidad de expertos en la materia, responsables y probados, para los complejos desafíos actuales. Por lo tanto, es indispensable considerar el uso de recursos geográficamente dispersos para garantizar la entrega de soluciones de calidad, utilizando herramientas de comunicación remota para el éxito del proyecto.

OUna similitud entre la entrega de proyectos tradicionales y ágiles es completar actividades que ofrecen resultados medibles. La gestión de proyectos tradicional puede describirse como un enfoque de «cascada» o «de arriba hacia abajo», que supone que los requisitos, las expectativas, la duración de las actividades y los resultados esperados de los proyectos pueden predecirse con precisión y planificarse en una secuencia antes de ejecutar cualquier actividad. Como resultado, es común escuchar escenarios de casos de estudio donde los clientes suelen tener dificultad para articular todos los requisitos del proyecto durante las fases de iniciación pero se someten a actividades que obligan a producir un documento de requisitos exhaustivo para que los usuarios firmen antes de que se inicie el desarrollo. Un resultado frecuente de este escenario es una inversión extensa ya veces engorrosa en actividades de gestión del cambio.

Por el contrario, y de acuerdo con Sanjiv Augustine, la gestión ágil de proyectos «es una forma de gestionar proyectos para entregar valor al cliente a través de una planificación adaptativa, retroalimentación rápida, mejora continua e intensa interacción humana y colaboración». Ofrecer «valor para el cliente» es un aspecto clave de la gestión ágil de proyectos. La gestión ágil de proyectos se lleva a cabo mediante la colaboración de un equipo pequeño y compartido que generalmente consta del cliente o usuario final, un gerente de proyecto, un analista de negocios (o el rol del análisis de negocios) y un especialista. Los especialistas podrían incluir desarrolladores de sistemas, expertos en la materia y/o recursos con conocimiento específico requerido para el éxito del proyecto.

Jim Highsmith, uno de los creadores del Manifiesto Ágil y un experto reconocido en enfoques ágiles, ha definido la agilidad en la gestión de proyectos con las siguientes afirmaciones: «La agilidad es la capacidad de crear y responder al cambio para obtener ganancias en un negocio turbulento entorno”, y «La agilidad es la capacidad de equilibrar la flexibilidad y la estabilidad».

A diferencia de los métodos de proyectos tradicionales, los esfuerzos ágiles se centran en la entrega incremental de productos o prototipos en funcionamiento para la evaluación y optimización del cliente. Mientras que la administración de proyectos tradicional adopta la premisa de que todo el conjunto de requisitos y actividades puede pronosticarse al comienzo del proyecto, los métodos ágiles combinan todos los elementos del desarrollo del producto, como requisitos, análisis, diseño, desarrollo y prueba, en resumen, iteraciones regulares que entregan un producto en funcionamiento en cada iteración, que a su vez pueden servir como entradas para futuras iteraciones.

La teoría ágil sugiere que los cambios y características adicionales se integrarán a lo largo del ciclo de vida de desarrollo del producto, y que los cambios son oportunidades para mejorar el producto y hacerlo más adecuado para su uso y para cumplir con el propósito comercial y las expectativas de los interesados.