POR: CARLOS FELICIANO-MISLA

Office 365 es la herramienta definitiva que toda empresa o individuo necesita usar. Es una experiencia integrada de varias aplicaciones y servicios que han sido diseñados para ayudar a cualquiera a perseguir su pasión y hacer crecer su negocio.

Office 365 es mucho más que Word y PowerPoint, ya que incluye Excel y muchos más. Cuando se usa Office 365, se puede experimentar las mejores aplicaciones que se actualizan mensualmente para proporcionarle las últimas funciones y actualizaciones de seguridad. Utiliza el correo electrónico impulsado por la nube para ayudarlo a llegar a clientes y compañeros de trabajo como nunca antes y donde sea que se encuentren.

Es más que un simple sistema de correo electrónico. Todo ha migrado a Office 365, lo que significa que puede utilizar una amplia gama de potentes aplicaciones web que tienen las últimas funciones. Cuando ejecuta las aplicaciones en la web, le permite acceder a su correo, crear videos, editar documentos, administrar datos con Excel y crear páginas web usando SharePoint, y mucho más desde cualquiera de las PC que son compatible con el navegador web.

Ya no tendrá que descargar nada en su sistema, ya que todo se ejecuta en la web y utiliza el sistema de almacenamiento en la nube para guardar archivos con facilidad. Se puede acceder a estos archivos en cualquiera de los 5 dispositivos que utilizan el sistema Office 365.

Software más reciente

Lo mejor de Office 365 es que utiliza el último software y es compatible con la mayoría de los dispositivos para ayudarlo a colaborar en equipos y usar el software para llevar su negocio al siguiente nivel. Organice reuniones, chatee, comparta archivos y mucho más con Office 365.

Hace uso de OneDrive

El almacenamiento de datos importantes puede resultar costoso y requerir que la empresa gaste en el departamento de TI, mientras que, si una empresa usa Office 365, le permite guardar archivos en OneDrive con un límite de un terabyte de almacenamiento en línea, que es suficiente para una empresa, especialmente pequeñas empresas que pueden tener capacidades de almacenamiento limitadas.

Con OneDrive, la empresa puede acceder a los datos a través de varios dispositivos y sobre la marcha. En el mundo dinámico de hoy en día, es vital tener toda la información comercial importante accesible en cualquier momento y en cualquier lugar, y con Office 365, las empresas obtienen exactamente eso.

Diversas funciones disponibles en aplicaciones

Office 365 permite que la empresa ejecute sus operaciones utilizando las muchas aplicaciones comerciales que están disponibles en la plataforma, como la programación de clientes, referencias, facturación y mucho más. Las aplicaciones empresariales tienen muchas características que permiten que una empresa siga siendo competitiva y tenga éxito en el mercado.

Se puede lograr una mayor eficiencia y efectividad cuando se usan las diversas aplicaciones de negocios en Office 365. No hay límite a lo que una empresa puede hacer en Office 365. Puede ser utilizado por las empresas en todos y cada uno de los sectores.

¿Por qué elegir Office 365?

Office 365 es una de las herramientas más populares que utilizan las empresas exitosas para seguir siendo competitivas y seguir los mejores estándares. Un plan de Office 365 incluye lo siguiente:

• Las últimas versiones en línea de Office (Excel, Word, PowerPoint)
• 1 terabyte por usuario de almacenamiento y uso compartido disponible (OneDrive)
• Cree presentaciones con Saw Presentation Creator.
• 99% de garantía de tiempo de actividad.
• Una integración de directorio activo, que garantiza que los usuarios tengan permiso y que se elimine el uso no autorizado.

Además, hay otras características que se pueden obtener además de las características mencionadas anteriormente, tales como:

• Office en dispositivos móviles o tabletas (es compatible con la mayoría de los teléfonos y tabletas, independientemente del sistema operativo.
• Versiones de escritorio completas de Office (Excel, PowerPoint, Word, OneNote y Publisher) para hasta 5 computadoras.
• Bandeja de entrada de Outlook de 50 GB por usuario.
• Skype Empresarial Instant Messenger (también accesible en teléfonos inteligentes)
• SharePoint (intranet personalizable)
• Acceso a Yammer (Red Social Corporativa)
• Protección de cumplimiento (prevención de pérdida de datos, correos electrónicos cifrados y mucho más).

Obtenga las últimas funciones

When you use Office 365, you automatically get access to the newest features the moment they are released. This means that your business will always use the latest features when it uses Office 365. There are also a lot more features which one will have access to.

Another great thing about Office 365 is the fact that users have the ability to switch between different plans in the admin center whenever they want. This allows businesses to save costs and only use those features which are needed by the business.

Accesible

Office 365 ofrece un plan de suscripción, lo que significa que no tiene que pagar ningún costo por adelantado, sino que tendrá que pagar una tarifa mensual definida por usuario al mes. Esto ayuda a ahorrar costos significativamente ya que el negocio no tiene que pagar una gran cantidad de dinero de inmediato y puede usar el dinero ahorrado en otras cosas más importantes como el marketing o la adquisición de talento.

Puede solo pagar según las características que su empresa pretende utilizar, lo que ayuda a ahorrar costos.

Pruebe las otras aplicaciones menos populares

Hay muchas aplicaciones potentes que están disponibles para los usuarios en el software de Office 365, algunas de las cuales son muy potentes pero a menudo se pasan por alto para opciones populares como Word, Excel o PowerPoint. Algunas de estas potentes aplicaciones incluyen Delve, SharePoint, Teams y Yammer.

Delve

Use la aplicación Delve para administrar su cuenta de Office 365 y para organizar y descubrir información que sea interesante. Lo bueno de Delve es que nunca cambia ninguno de los permisos, lo que le permite ver solo los documentos a los que tiene acceso. Le brinda privacidad ya que otros no pueden ver sus documentos privados.

Para usar Delve, simplemente seleccione Delve en la aplicación en Office 365, o simplemente acceda a él en su navegador escribiendo delve.office.com e inicie sesión con su cuenta.

Es una herramienta de visualización y descubrimiento de datos que incorpora ciertos elementos, tanto del aprendizaje automático, como de las redes sociales. Es un servicio basado en la nube que funciona con Office Graph que permite a los usuarios descubrir y encontrar información importante en los diversos productos integrados de Microsoft al reunir el contenido del usuario de OneDrive, Yammer, SharePoint y Microsoft Exchange. No es como una herramienta de búsqueda tradicional, ya que tiene una función de descubrimiento que proporciona información relevante para los usuarios, ya que los datos se basan en las relaciones y actividades pasadas de otros usuarios.

Delve solo se presenta a los usuarios con el contenido que tienen permiso para ver. Se puso a disposición de los usuarios de Officer 365 en marzo de 2015 y es la herramienta de colaboración definitiva que ayuda a los colegas a crear, editar y compartir documentos.

Los usuarios de Delve tienen una página de perfil personalizada que incluye pantallas de todos los documentos evaluados recientemente, una fuente de contenido sugerida y perfiles de colegas. El sistema utiliza el aprendizaje automático para ayudar a determinar todos los temas que serían de interés para el usuario.

SharePoint

SharePoint es utilizado por una organización para crear sitios web. Es un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a información de cualquiera de los 5 dispositivos que usan Office 365. Todo lo que necesita es un navegador web como Google Chrome para usar la aplicación.

Es el principal entorno de servidor colaborativo de Microsoft que proporciona a los usuarios herramientas para compartir documentos y datos en los distintos niveles de la organización. Por lo general, se implementa en la red de la compañía a través de una serie de sitios de intranet.

SharePoint permite a los diversos departamentos dentro de una organización controlar sus documentos personales, datos, seguridad y grupos de trabajo. Se puede acceder a través de una URL o de una página individual dentro del sitio de SharePoint. Se usa comúnmente para almacenar documentos controlados por versiones, como hojas de cálculo de Excel y documentos de Word. Normalmente, en la mayoría de los entornos empresariales, el correo electrónico se utiliza para pasar documentos de un lado a otro dentro de la organización y esto lleva a considerar diferentes versiones del mismo documento.

Además, guardar varias copias de un documento ocupará mucho espacio en el disco, por lo que es importante que las empresas encuentren una forma de ahorrar espacio y SharePoint es una excelente manera de ahorrar espacio. Proporciona una fuente única para ver, almacenar y actualizar documentos que eliminan cualquiera de los problemas anteriores.

También maneja fácilmente todo tipo de documentos, ya que se utiliza para consolidar y almacenar diferentes tipos de documentos (videos, fotografías, dibujos de proyectos, libros de trabajo y esquemas) que normalmente se necesitan para proyectos grandes que tienen múltiples equipos trabajando en el proyecto.

Teams

Microsoft Teams es un software de colaboración en equipo basado en la nube que se incluye en el paquete de Office 365. Es una de las aplicaciones más útiles del sistema. Se utiliza para mensajes de negocios, reuniones de video, llamadas y para compartir archivos. Cualquier tipo de negocio, sin importar el tamaño, puede usar Teams.

La aplicación permite que varios equipos trabajen juntos y se mantengan en contacto para resolver problemas y trabajar juntos en nuevos proyectos de manera efectiva y eficiente. Los equipos permiten la comunicación con una organización para transmitir de manera efectiva y sin problemas. Todos los mensajes se guardan en OneDrive, lo que permite a los usuarios verificar la información cuando sea necesario.

La aplicación es una excelente manera para que los empleados se sientan motivados y disfruten trabajando juntos. Por lo general, es difícil para los equipos, trabajar juntos dentro de una organización, por lo que existe la necesidad de usar una aplicación para romper las barreras a la comunicación y eso es lo que hace Microsoft Teams. Es perfecto para que equipos que trabajan desde diferentes ubicaciones geográficas trabajen juntos. Todas las características de la aplicación permiten a los empleados comunicarse fácilmente entre ellos y compartir ideas que les ayuden a resolver problemas y encontrar soluciones únicas que brinden a la organización empresarial una ventaja competitiva frente a otras empresas.

Es difícil que la comunicación se transmita sin problemas dentro de una organización, por lo que es necesario que la organización use una herramienta como Microsoft Teams que elimine cualquier barrera en el proceso de comunicación. Los equipos deben poder comunicarse instantáneamente entre ellos y eso es exactamente lo que Microsoft Teams hace por los usuarios.

Yammer

Todos usamos varias plataformas de redes sociales para compartir información y hablar entre nosotros, como Facebook para compartir información personal, LinkedIn para conectarse con profesionales de todo el mundo, Instagram para compartir fotos de su reciente viaje a Francia, y ahora, Yammer para interactuar dentro de la organización.

Yammer es una red ESN o Enterprise Social que forma parte del paquete de Office 365. Proporciona a los usuarios conversaciones, al estilo de Facebook, para usuarios dentro de la organización o incluso fuera. Siempre ha habido una necesidad de que los empleados se conecten entre sí dentro de la organización y es por eso que Yammer es perfecto para reunir a los empleados para conectarse entre sí.

Ahora, los empleados y los equipos podrán chatear entre ellos y mantenerse al día sobre lo que está sucediendo en la organización. Una gran cosa acerca de la aplicación es que elimina cualquier posible sentimiento de alienación que los empleados podrían haber sentido antes de usar Yammer, pero una vez que usan la aplicación, sentirán que son parte de la organización.

Los empleados pueden felicitarse mutuamente o contarles a sus compañeros de trabajo acerca de su boda con la ayuda de Yammer. Podría haber sido difícil para los empleados conversar cara a cara con ortos empleados debido a que todos los demás estaban presentes, pero ahora se sentirán cómodos conversando entre ellos.

Use Office 365

Hay una razón por la cual las empresas usan Office 365 para trabajar. Office 365 ha simplificado muchas de las tareas para el negocio, como la protección de datos y la accesibilidad de la información desde casi cualquier lugar. A medida que el trabajo se hace más en movimiento, será aún más importante para las empresas usar Office 365. Use Office 365 para llevar su negocio al siguiente nivel, con las diversas herramientas que las aplicaciones proporcionan a su negocio.