SharePoint Online es la plataforma de información, colaboración, intranet y documentos basada en Internet de Microsoft. A diferencia de las versiones anteriores de este software que tendrían que ubicarse en un servidor local, Microsoft aloja SharePoint en línea como parte de su conjunto de herramientas Office 365. Con la licencia del usuario, puede obtener solo SharePoint o puede obtenerlo como un paquete con todas las demás aplicaciones de Office como Outlook, Word y más.

Si está considerando utilizar SharePoint en línea, es posible que se pregunte cómo funciona la creación de un portal de colaboración, intercambio de archivos y del intranet en la web. ¡Aquí hay tres cosas que necesita saber para comprender mejor esta plataforma!

SharePoint Online está protegido por Azure Active Directory

Una de las preocupaciones comunes que tiene la gente sobre SharePoint Online es la seguridad. Es decir, potencialmente aloja y comparte documentos corporativos muy confidenciales. ¿Cómo puede este plan en línea garantizar que sean tan seguros como un sistema local?

Como todas las demás aplicaciones de Office 365, deberá iniciar sesión con su cuenta de AAD (Azure Active Directory) en su organización. Microsoft encripta sus datos en los servidores, de modo que nadie más
que aquellos a quienes usted autorice pueda verlos.

La elección de este método de seguridad también facilita el uso compartido de archivos y la colaboración, ya que puede compartir archivos, sitios de equipo y más con personas en su Active Directory. Además, Windows tiene compatibilidad con AAD, por lo que si los usuarios inician sesión con las credenciales adecuadas y eligen las opciones correctas durante la configuración, puede hacerlo más fácil para el usuario. SharePoint se comporta como lo haría un servidor local de archivos.

Cada plan de SharePoint Online tiene numerosas características

Los planes que ofrece Microsoft están repletos de características, que incluyen:

• Capacidad para compartir archivos dentro o fuera de su organización.
• Colaborar en tiempo real en las aplicaciones de Microsoft Office.
• Crear hermosos sitios de intranet para equipos, empresas y comunicaciones para que las personas sepan lo que está sucediendo en su organización.
•  Administrar documentos en bibliotecas con control de versiones y acceso.
• El soporte móvil permite que los empleados se conecten con su empresa y entre ellos, estando fuera de la compañía.

Los planes más avanzados incluyen soporte para auditoría y seguimiento de documentos con fines de litigio. Estos planes también permiten colocar «retenciones» virtuales en el contenido para evitar su eliminación o edición.

Dado que estos planes comienzan en US$ 5 por usuario por mes, no es difícil ver cómo SharePoint representa un valor excelente para casi cualquier negocio, sin importar cuán grande o pequeño sea.

El plan en línea facilita el trabajo móvil y la colaboración

Al tener todo en línea, sus empleados pueden acceder a documentos y datos a través de sus dispositivos móviles. Una vez que se autentiquen con sus cuentas de Office 365, accederán a los documentos de la empresa, la intranet y los sitios de equipo.

Las iteraciones anteriores de SharePoint eran locales. Eso habríarequerido conectarse a una VPN o estar en las instalaciones para usar las funciones de SharePoint. Pero ahora que todo está en línea, el personal de TI no tiene que preocuparse por configurar formas complejas de acceder a los datos internos. ¡Eso libera recursos de TI para otros proyectos más impactantes!

Es la mejor opción para su negocio

Si las características de SharePoint le parecen atractivas, los planes en línea son la mejor y más fácil forma de integración en su negocio. Si tiene Office 365, es posible que su plan ya lo incluya como parte de las aplicaciones disponibles. Deberá verificar los detalles de su plan para obtener más información.

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