SharePoint es una plataforma que existe en varias versiones: SharePoint Online y SharePoint OnPremise. Cualquiera que sea la versión que pretenda usar debe estar estrictamente determinada por los problemas comerciales que está tratando de resolver. Algunos desarrolladores todavía no entienden esto y, por lo tanto, atribuyen la mayoría de sus fallas a características que no pueden encontrar en una versión particular de SharePoint.

Decirle las características exactas que probablemente encuentre en las diferentes versiones de SharePoint es una historia para otro día. Debería saber que SharePoint es tan bueno como cualquier otro sistema de administración de contenido que existe. Por lo tanto, conocer el problema exacto que está tratando de resolver es un buen lugar para comenzar si está considerando usar SharePoint.

Habiendo dicho todo esto, el objetivo de esta publicación es ayudarlo a descubrir cómo puede llevar a cabo con éxito su migración de una versión de SharePoint a otra, desde SharePoint OnPremise hasta SharePoint Online específicamente.

Entonces, para cualquiera que planee participar en este ejercicio de migración de datos entre versiones de SharePoint, tener esta información a mano en todo momento realmente ayudará a asegurar el éxito en esta tarea.

La siguiente será una explicación detallada de los pasos que pueden ayudarlo a lograr una migración de datos exitosa de SharePoint OnPremise a SharePoint Online.

➡Analizando el entorno actual de SharePoint

| La migración de SharePoint básicamente gira en torno a tres áreas principales: contenido, estructura y personas.

Antes de decidir qué tipo de estrategia de migración será mejor para usted, se recomienda que analice en detalle el contenido que tiene en su entorno actual de SharePoint. Puede comenzar excluyendo el contenido desactualizado para reducir su carga de trabajo de migración a su nuevo entorno de SharePoint. Esto de alguna manera te da un sentido de dirección sobre cómo llevar a cabo el proceso. Después de analizar con éxito el contenido, debe poder determinar el tipo de personalizaciones que tiene en su entorno de SharePoint existente. Esto es crucial porque contribuirá a algunas de las características que deberán habilitarse en la nueva plataforma.

En el momento en que se haya establecido en la situación de su entorno actual de SharePoint, ahora puede seguir adelante y diseñar una hoja de ruta que comprenda todas las personalizaciones y el contenido que desea migrar, así como también la forma en que pretende lograr su migración. Otra forma de expresarlo es como tener un plano de lo que desea migrar, junto con la forma en que desea hacerlo.

Para cada personalización que se haya elegido para migrar, deberá saber si va a replicar esa misma funcionalidad en su entorno de SharePoint Online. Si sus personalizaciones son parte de una solución interna, deberá determinar si tiene los recursos para actualizar el código de la nueva versión de SharePoint. Si sus personalizaciones provienen de soluciones de terceros, entonces deberá investigar y averiguar si han actualizado la aplicación para la nueva versión de SharePoint y si hay costos adicionales involucrados.

➡Métodos de migración

Una vez que haya terminado de incluir su contenido y personalizaciones en su hoja de ruta, lo siguiente que debe hacer es la migración misma. Sin embargo, la migración no es sencilla. Ejecutar su migración requiere que muestre cierto nivel de disciplina técnica en su enfoque.

Antes de continuar con la migración, primero debe comprender que existen varios métodos de migración que puede usar para realizar el trabajo. Vamos a examinar cuidadosamente estas diferentes herramientas de migración.

• El servicio de seguimiento rápido de Microsoft® es un excelente método de migración para transferir sus datos a la nube.
• Uso de la API de migración de SPO. Cómo funciona esto es que utiliza dicha API para crear trabajos de importación de migración a SharePoint Online u Office 365. Estos trabajos de importación se procesarán más tarde mediante un trabajo de temporizador por separado después de que se hayan puesto en cola.
• Los cmdlets de Windows PowerShell para la migración también son otra gran opción para migrar contenido de SharePoint OnPremise a SharePoint Online.
• También hay alternativas para hacer uso de herramientas de terceros como Sharegate. Si está buscando una forma simplificada de realizar su migración, esta puede ser una opción prudente.

Solo puede elegir entre estas diversas herramientas de migración si ha podido establecer que la herramienta elegida se ajusta a sus requisitos de migración, así como si es completamente compatible con el contenido que está a punto de migrar.

➡Estructura Migratoria

La estructura del nuevo entorno de SharePoint es muy importante y no se puede dar por sentado. Tener en cuenta su estructura de SharePoint no significa que tenga que encontrar algo que sea complicado. Esto se debe a que uno de los motivos de su migración es garantizar una mejor experiencia de usuario con la plataforma de SharePoint Online mejorando la colaboración y todas las demás funciones que vienen con el producto.

Puede considerar que su proceso de migración está en el camino correcto cuando utiliza una estructura de sitio muy simple. Asegúrese de poner sus contenidos en las secciones apropiadas. Por ejemplo, la sección de navegación izquierda, también conocida como inicio rápido, debe estar ahí para contener los elementos que son responsables de abrir otras páginas.

Después de colocar su contenido en el sitio, es hora de diseñar la taxonomía. Existen varios tipos de taxonomía de sitios como taxonomía plana, jerárquica, de red y de facetas. Según el contexto comercial, debe desarrollar y probar la taxonomía del sitio. La clave aquí es asegurarse de que no está haciendo nada para obstaculizar la interfaz de usuario del sitio y su funcionalidad, ya que hacerlo puede frustrar el objetivo de su migración.

➡Obtener una mejor adopción de usuario

Para un éxito completo en la migración de SharePoint, debe asegurarse de no dejar nada al azar. Si no lo hace, puede arruinar todo el proceso, incluso después de una migración exitosa. Por lo tanto, deberá asegurarse de que las personas sean igualmente llevadas. Es posible que las personas ya estén familiarizadas con el entorno anterior de SharePoint OnPremise y, cuando esto sucede, se vuelve un problema acostumbrarse automáticamente al nuevo entorno de Office 365.

Hay varias cosas que puede hacer para ayudar a las personas a acostumbrarse al nuevo entorno de SharePoint Online. A continuación se detallan algunas de las cosas que puede hacer para ayudar a otros a acostumbrarse a la nueva plataforma.

• Obtenga su equipo a bordo – es bueno que les haga saber cuáles son sus planes antes de comenzar la migración. Esto solo les ayudará a adaptarse fácilmente al nuevo entorno porque ya tienen sus mentes preparadas para el cambio.
• Obtenga el soporte requerido – obtener el apoyo de las personas que importan en la organización también ayudará a su objetivo. De esta manera, no se rebelan contra el sistema de manera inapropiada.
• Entrenamiento – En la formación para que todos se muevan en la misma frecuencia con el nuevo entorno de SharePoint Online, será necesario llevar a cabo algún tipo de entrenamiento o simplemente podría poner algunos carteles en lugares estratégicos de la oficina que explican cómo funciona el sistema. Esto realmente ayudará mucho.
• Fecha de corte – es como el último clavo en el ataúd. Cualquier medida que haya tomado para garantizar que las personas se muevan con éxito al entorno de SharePoint Online debe tener un tope con esto. Bríndeles una fecha estricta para finalizar el uso del antiguo entorno de SharePoint.

Completing all the steps above may seem unnecessary or excessive to some, but remember, people are sometimes hesitant to changes, and you want to guarantee that your whole team is on board with your new SharePoint environment.

➡Migración en línea de SharePoint: qué hacer y qué no hacer

Aquí hay algunos consejos rápidos que podrían ser vitales durante su proceso de migración.

• Asegúrate de usar la herramienta de migración correcta
• No migres tu contenido con un ancho de banda bajo.
• Tenga una línea de tiempo realista para su migración.
• Haga que su autenticación de usuario se configure antes de comenzar la migración
• Informe a su equipo con anticipación sobre los cambios que deberían estar esperando
• No mueva contenido irrelevante durante el proceso de migración
• No deje solo la migración a los profesionales de TI porque la planificación y la estrategia de contenido deberían ser una función comercial.

Con la ejecución de los pasos antes mencionados, sus posibilidades de encontrarse con cualquier problema dentro del período de migración se reducirán al mínimo posible.

LISTO PARA SALTAR A LA NUBE?

Esta lista de verificación contiene una guía paso a paso para garantizar el éxito total durante su migración de SharePoint de OnPremise a SharePoint Online. Se ha subdividido en 3 fases diferentes: premigración, durante la migración y posterior a la migración.

Para ejecutar con éxito el proceso de migración, debe asegurarse de que estas cosas se realicen en su orden respectivo para obtener el máximo beneficio para usted.