¿Su empresa está usando SharePoint o planea hacerlo en el futuro? ¿Le gustaría saber más acerca de SharePoint como un sistema de administración de contenido (CMS) para mantenerse a la vanguardia? Sintonícese para conocer qué es SharePoint y cómo puede ayudar a que su empresa se mantenga organizada y optimice varios procesos del departamento.

Definición

SharePoint es un sistema de administración de contenido que permite a las organizaciones acceder, almacenar, administrar y compartir su información desde varios dispositivos. Es un servicio propiedad de Microsoft® y viene en dos versiones, OnPremise (instalado en servidores locales) y en línea (como servicio en la nube). Sus capacidades incluyen administración de contenido, inteligencia empresarial, administración de flujo de trabajo, nube personal, redes sociales empresariales, contenido web, y puede usarse para portales de intranet, extranet e Internet. Estas funciones vienen incorporadas para que su gestión de contenido no tenga problemas.

Al analizarlo desde una perspectiva técnica, SharePoint habilita las características de colaboración y administración de documentos basadas en el navegador de una manera particular que hace que el acceso a datos relevantes sea más efectivo. Puede considerarlo como un portal de información que se puede usar para crear sitios de intranet / internet de la compañía.

Funciones de SharePoint

Estas son solo algunas de las características que hacen que SharePoint se destaque en el mercado.

• Cumplimiento – Le proporciona un servicio que cumple totalmente con los estándares regulatorios.
• Servicios de acceso – Tiene la oportunidad de compartir soluciones de acceso en la web. Gracias a las aplicaciones de servicio de Office.
• Varias partes web – SharePoint proporciona contenido preempaquetado que puede mostrar como elementos web en sus páginas.
• Biblioteca – Estos son solo lugares donde los usuarios pueden crear, guardar, actualizar e igualmente colaborar en archivos con otros miembros del equipo.
• Conexiones encriptadas – Es una plataforma segura que ofrece protección absoluta en muchas capas.
• Information Rights Management – Le permite limitar las acciones del documento que realizan los usuarios.
• Soporte para dispositivos móviles – Las aplicaciones de SharePoint están diseñadas para funcionar maravillosamente en plataformas móviles.
• Business intelligence – Le proporciona diversas herramientas que le permiten analizar y visualizar datos a través de impresionantes paneles para ayudar a mejorar los procesos de toma de decisiones.

Beneficios de SharePoint

Esta sección contendrá algunos de los beneficios sobresalientes que cualquier organización obtendrá cuando desarrolle sus procesos en torno a SharePoint.

Fácil creación de sitios colaborativos
Este es uno de los beneficios notables de usar SharePoint. Hace que sea bastante fácil para usted crear y administrar sitios. A diferencia de otros sistemas que necesitan una dependencia de los profesionales de TI para crear dichos sitios, la creación del sitio se puede delegar a los usuarios si se desea (autoservicio).

Gestión de la Información
Las funciones de administración de la información se han diseñado de tal manera que le brindan herramientas para centralizar y administrar de manera efectiva toda la información de la mejor manera posible a través de metadatos / propiedades, búsqueda y categorización de datos. Está igualmente equipado con funciones de gestión de documentos como control de versiones, aprobación de contenido y Check in / checkout.

Colaboración en Equipo
Si está pensando en una plataforma adecuada donde los miembros del equipo puedan colaborar en un proyecto en particular, piense en SharePoint. La colaboración se puede lograr fácilmente porque tiene espacios de trabajo de documentos donde los miembros del equipo pueden realizar cambios conjuntamente, proporcionar comentarios y crear plantillas. Con las funciones de colaboración de SharePoint, los individuos siempre tendrán acceso a la última versión de los documentos y siempre estarán informados sobre en qué otros miembros del equipo están trabajando.

Diseminación de información
Como plataforma, SharePoint tiene una eficiencia sin igual en la distribución de información. Puede crear discusiones, compartir documentos con facilidad o incluso configurar alertas para recibir notificaciones de cambios en la información. También proporciona a los administradores varios niveles de acceso flexibles para los diferentes usuarios, para asegurarse de que el contenido llegue a los destinatarios correctos.

Automatización de procesos comerciales
SharePoint le permite automatizar sus procesos comerciales a través del uso de la aprobación de contenido, formularios y flujos de trabajo en línea. Con los flujos de trabajo, puede controlar el progreso de una tarea de oficina en particular. Le permite identificar el estado de las tareas junto con toda la cadena del proceso comercial.

Generar Informes
 SharePoint proporciona funciones para generar informes y paneles. A través de Office Excel puede crear informes gráficos pesados con facilidad. También puede aprovechar la plataforma PowerBI para proporcionar informes estandarizados y consultas de información globalmente en su portal de SharePoint. De esta manera, será mucho más fácil analizar ciertos datos y hará que el proceso de toma de decisiones sea más eficiente.

Integración sin problemas con los sistemas de línea de negocio
SharePoint permite la integración con otras fuentes de datos a través de servicios web. Su integración no solo es compatible con los productos de Microsoft, sino que también lo hace con otros sistemas empresariales que no son de Microsoft, como las herramientas de informes y los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes.

De todos estos beneficios, el que hace de SharePoint una plataforma sobresaliente es la simplicidad con la que puede crear aplicaciones y automatizar varios procesos de negocios. Es posible que no necesariamente necesite escribir ningún código serio antes de poder automatizar sus procesos comerciales. SharePoint se ha desarrollado con una sola cosa en mente, y es proporcionar simplicidad y eficiencia a quien quiera hacer uso de ella.