Una manera fácil de estar en cumplimiento
POR: ALBERTO LUGO
Cómo personalizar su experiencia de SharePoint le conduce a Cumplimiento a Largo Plazo
Cumplimiento significa estar en conformidad; de acuerdo.
Estar en cumplimiento no es en absoluto una tarea fácil. De hecho, es una de esas cosas muy importantes, pero que por lo general se deja aparte hasta que es inevitable no atenderla (en su mayoría como resultado de una auditoría o multa).
Estas correcciones de última hora son a menudo un dolor de cabeza y terminan siendo sumamente costosas. La mejor manera de evitarlas es haciendo del cumplimiento un objetivo a largo plazo. Afortunadamente, la era digital ha hecho esto más fácil. El software como servicio ha transformado la productividad, y en la actualidad existen herramientas que automatizan la mayor parte del trabajo llevándonos de esta manera al cumplimiento. Especialmente si usted está mirando estandarizar los procesos para cumplir con ITSM por sus siglas en inglés (ITIL), certificaciones como la ISO 9000, 9001, 9004 y otras normas de gestión de calidad (SGC).
Algunos de los desafíos: capital humano, implementación y adopción
La adopción de nuevas plataformas y tecnologías puede causar resistencia entre los empleados. Tal vez les resulta difícil de usar, no es intuitivo para navegar, o simplemente odian añadir otra herramienta a su rutina de trabajo. Sin embargo, el cumplimiento es obligatorio y todos deben tomar parte en este asunto para hacerlo una realidad. Los oficiales de Cumplimiento o el equipo interno de tecnología necesitan reforzar el cumplimiento de las políticas, manejar a los empleados y el ciclo de vida del contenido; y para hacerlo necesitan herramientas fáciles de usar.
Se puede hacer: esto es lo que puede hacer y quien puede ayudar
Aquí es cuando herramientas como SharePoint toman lugar. Integrado con Microsoft 365, Sharepoint puede convertir el cumplimiento en un objetivo a largo plazo. Así que, cuales son las herramientas que Sharepoint ofrece para hacerlo de manera fácil? Te mostramos algunas:
- Crear una colección de sitios utilizando Microsoft Purview:
Esto le permitirá encontrar, mantener y exportar el contenido que necesita dentro de cada sub-sitio. También la busqueda a través de Exchange y SharePoint para encontrar contenido es posible colocando justo la descripción que se ha introducido. Colocarla en espera o en un “In-Place” y exporta los datos.
- Administrar los niveles de control:
Establece reglas determinadas, prohíbe acciones como imprimir un documento, el reenvío de un correo electrónico, entre otras. Las nuevas opciones en las Librerías de Documentos para Administración Correcta le ayudarán a hacer cumplir más con DLP.
- Centralizar archivos:
Mantenga un repositorio centralizado de registros o récords (los documentos almacenados con fines de archivo). Con los registros en “In-Place” puede dejar un documento en el lugar de origen, pero asignándole un bloqueo para evitar que sucedan otras cosas o realicen cambios. Esto tiene un doble propósito: ayudar a los usuarios a encontrar y ver el contenido; mientras el oficial de cumplimiento asegura que no se realizaron modificaciones. Hacer cumplir las políticas de retención o eliminación:
Puedes configurarlo para eliminar todos los borradores, para mover documentos al centro de registro o incluso borrar un archivo cuando haya cumplido con ciertos criterios.
- Hacer cumplir las políticas de retención o eliminación:
Puedes configurarlo para eliminar todos los borradores, para mover documentos al centro de registro o incluso borrar un archivo cuando haya cumplido con ciertos criterios.
Personalizar tu experiencia de SharePoint y lograr cumplimiento a largo plazo es más fácil que nunca con la versión 2016. SharePoint 2016 introduce un nuevo Centro de Cumplimiento para que sea más fácil tener el control de los documentos y los datos de los empleados. El Centro de Política de Retención “In-Place” y el Centro de Cumplimiento le permitirán crear sus propias políticas y aplicarlas en su entorno. Puede establecer reglas para borrar los datos en OneDrive para Empresas después del período de tiempo que usted determine.
