Declaración del Problema

El mundo empresarial de hoy es complejo y dinámico. Los equipos de gestión se enfrentan habitualmente a cambios constantes en los requisitos, adicionalmente de las restricciones presupuestarias y las exigentes expectativas de los accionistas, inversores e interesados. Muchos proyectos tienen restricciones de cumplimiento que delimitan el alcance del proyecto y requieren la conservación de la documentación del proyecto para posibles auditorías que pueden ocurrir, incluso años después del cierre del proyecto. Este documento técnico destaca la información obtenida después de un esfuerzo de investigación en línea y una consulta entre pares “peer-to-peer” con profesionales de gestión de proyectos en Puerto Rico.

Introducción

Un cliente privado recientemente nos consultó sobre nuestro conocimiento actual de las tendencias de retención de documentos para las Oficinas de Gestión de Proyectos (OGP). En otras palabras, ¿cuáles son las mejores prácticas en la cantidad requerida o sugerida de años para mantener los registros del proyecto después del cierre del proyecto?

Como resultado de esta consulta, procedimos a investigar el tema y documentar nuestros resultados.

¿Qué es la retención de documentos?

La retención de documentos, o la gestión de registros, es un enfoque sistemático para organizar, planificar y rastrear documentos durante el curso de la ejecución del proyecto. El autor anónimo en www.tutorialspoint.com, sugiere los siguientes conceptos o pautas:

Un sistema de registro es un proceso sistemático en el que una organización determina las siguientes consideraciones, actividades y características:

• El tipo de información que se debe registrar.
• Un proceso para registrar datos.
• Manejo y recolección de registros.
• Los períodos para la retención y el almacenamiento.
• Disposición o protección de registros, que se relacionan con eventos externos.
• Elementos en un sistema de gestión de registros.
• Análisis de contenido, que establece o describe el sistema de registro.
• Un plan de archivos, que indique el tipo de registro que se requiere para cada proyecto.
• Un documento de requisitos de cumplimiento, que describa los procedimientos de TI que todos deben seguir.
• Esto asegurará que los miembros del equipo sean totalmente compatibles.
• Un método, que recoja los documentos fechados.
• Esto debe hacerse en todos los orígenes de registros, como correos electrónicos, servidores de archivos, etc.
• Un método para auditar registros.
• Un sistema que capture los datos de registro.
• Un sistema que garantice el monitoreo y la presentación de informes en la forma en que se llevan los registros.

Tres etapas de los registros

En el proceso de gestión de registros del proyecto, hay tres etapas distintas. Estas etapas tienen muchas otras actividades involucradas para completar y cumplir los objetivos de cada etapa.

Las etapas son:

• La creación de registros.
• Mantenimiento de registros.
• Almacenamiento y recuperación de registros.

Creación de registros

Esto se refiere a la razón subyacente de por qué se está creando el registro. Esto podría ser para un recibo o para un informe de control de inventario o alguna otra razón.

El objetivo principal de la administración de registros del proyecto es determinar el flujo del manejo de registros una vez que se crea el registro. Cuando se trata de crear registros, las siguientes preguntas deben ser respondidas.

1. ¿Quién verá el registro?
2. ¿Quién será el dueño final del registro?
3. ¿Quién es responsable de almacenar el registro?

Mantenimiento de registros

El desarrollo de una operación para almacenar los registros se refiere al mantenimiento de los registros. Los niveles de acceso a los registros deben definirse en esta etapa y deben tomar todos los pasos necesarios para evitar que los registros lleguen a las manos equivocadas.

Se deben implementar procedimientos adecuados de cumplimiento y medidas de seguridad para evitar el mal uso de los registros.

Almacenamiento y recuperación

El almacenamiento de registros podría referirse al almacenamiento manual de documentos así como al almacenamiento digital. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que los registros se devuelvan en las mismas condiciones en que fueron prestados. Mantener registros también se refiere a la cantidad de tiempo que se pueden mantener los registros.

Algunas organizaciones pueden retener registros de hasta seis años, mientras que otras menos años. Si los registros se guardan digitalmente, se deben crear las carpetas adecuadas. Una vez creados, los documentos más antiguos deben archivarse para que se conserve el espacio en el disco duro.

Hallazgos documentados

En la sección de Referencias de este escrito, hemos incluido varias de las fuentes investigadas.

El Instituto Americano de Arquitectos declara: “El establecimiento de una fecha de eliminación de registros es, en última instancia, una decisión comercial. Un factor a considerar es la duración del estatuto de reposo ordenado por el estado que gobierna el proyecto. Es prudente mantener los registros del proyecto durante al menos un año después del estatuto de reposo aplicable más largo. Ciertos proyectos pueden tener pautas específicas de retención indicadas en el contrato. Los proyectos gubernamentales también pueden incluir obligaciones detalladas de mantenimiento de registros; varias agencias federales, estatales y locales pueden tener sus propias pautas de mantenimiento de registros. Su cliente también puede establecer pautas de retención en su contrato «.

Con esta perspectiva, es importante resaltar la definición de un estatuto de reposo. Un estatuto de reposo puede imponer una fecha límite mucho más estricta que un estatuto de limitación. Un estatuto de reposo, en contraste con un estatuto de limitaciones, «está diseñado para prohibir acciones después de que un período específico haya transcurrido desde la ocurrencia de algún evento que no sea la lesión que dio lugar a la reclamación».

Esta jerga tiene un tono legal para el propósito de retener documentos, y no es una preferencia empresarial por la retención, pero se puede usar como un punto de referencia para las prácticas comerciales.

Para referencias más específicas a los períodos de retención sugeridos, podemos mencionar lo siguiente:

• Ingenieros y geocientíficos profesionales de BC: Mínimo 10 años
• Sociedad Nacional de Ingenieros Profesionales: Mínimo 7 años.

Hemos seleccionado estas dos referencias debido a las implicaciones legales restrictivas en el campo de la ingeniería.

Para complementar nuestros esfuerzos de investigación, hemos realizado algunas entrevistas informales con profesionales locales de gestión de proyectos en Puerto Rico y nos parece importante resaltar las siguientes observaciones:

• Algunas organizaciones no tienen pautas formales de gestión de proyectos, por lo tanto, no hay especificaciones para los períodos de retención de registros de proyectos.
• Los participantes que pertenecen a estructuras formales de OGP no recuerdan la existencia de especificaciones para los períodos de retención de registros del proyecto.
• De los 3 Procedimientos Operativo Estándar (POE) de procedimientos específicos revisados en los OGP, ninguno tiene la existencia de especificaciones para los períodos de retención de registros del proyecto.
• Los participantes que pertenecen a estructuras formales de OGP están en organizaciones donde la OGP tiene un período de antigüedad de 5 años o menos, y todos los registros del proyecto se almacenan digitalmente, por lo tanto, toda la documentación todavía está disponible.

Conclusión

Para ser específicos en una recomendación para los períodos de retención de registros de proyectos, sugeriríamos entre 7 y 10 años, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Estatutos locales, estatales o federales.
• Políticas activas de retención de registros dentro de la organización (digital y física).
• Políticas activas de eliminación de registros dentro de la organización (digital y física).