Todos los días enfrenta problemas en su empresa que podrían resolverse fácilmente con el despliegue adecuado de una intranet. Esto puede ser complicado, sin embargo, dado que una solución completa podría estar fuera de presupuesto, su equipo de TI podría estar sobrecargado de proyectos, o simplemente no tiene idea de cuáles son las mejores formas de resolver el problema.

Hay varias banderas rojas que le permitirán saber que es hora de actuar; ya sea para comenzar a usar una intranet o simplemente actualizar funcionalidades de la que ya tiene. Veamos los 4 problemas que hemos visto en algunos de nuestros clientes y cómo los solucionamos implementando las soluciones de ShareStack:

1. Sobrecarga de documentos, mala administración y falta de cumplimiento:

Las organizaciones pequeñas, medianas y grandes generan una gran cantidad de documentos y deben cumplir con ciertos estándares para cumplir. Las políticas, los contratos, los informes y las evaluaciones de recursos humanos son algunos de los tipos de datos que generan las empresas diariamente. Nuestro cliente, «Grupo Universal» en la República Dominicana, estaba experimentando algunas dificultades administrativas en la administración de documentos. Nuestro equipo comenzó identificando que el sistema que estaban utilizando para administrar la documentación administrativa y corporativa estaba afectando varios procesos.

¿Qué hicimos?

Al usar SharePoint, nuestro equipo desarrolló grupos de trabajo virtuales que permitieron a los 2,000 empleados de la compañía trabajar en colaboración de una manera más eficiente. El almacenamiento de políticas y procedimientos también fue un problema que se resolvió mediante la creación de bibliotecas virtuales para almacenarlos. Además, desarrollamos un sistema de archivos digitales que guarda la información del personal de manera individual y sistematizada.

¿Cuál fue el impacto?

• El presupuesto fue menor al 40%
• Nuestra solución brindó a «Grupo Universal» una plataforma escalable que crecerá con su operación a lo largo del tiempo.
• Pueden encontrar información más rápido.
• Se mejoró el uso del correo electrónico entre los compañeros de trabajo y se mejoró la colaboración a la vez que se aumentó la productividad.

2. Simplificación de procesos de evaluación de empleados:

La evaluación de los empleados es una de esas tareas abrumadoras que debe hacerse todos los años, a veces varias veces. Una organización tan grande como la mayor editorial de Puerto Rico, GFR Media, requería un sistema eficiente que hiciera que las evaluaciones de los empleados cumplieran con sus requisitos legales y objetivos de la compañía. Antes de la actualización, usaban SharePoint 2013 On-Premise, los movimos a SharePoint en línea (desde la plataforma Office 365).

¿Qué hicimos?

Comenzamos moviéndolos, como mencionamos, a SharePoint en línea. Con ShareStack, implementamos una página maestra sensible, diapositiva de imagen, suministro de noticias, azulejos caseros (para un fácil acceso a enlaces importantes), taxonomía y navegación. Los ejecutivos de GFR Media ahora tienen la opción de realizar evaluaciones de los empleados con una herramienta funcional y lógica que incluye notificaciones, informes y gráficos que lo hacen todo más fácil. Ahora las políticas, los procedimientos y las noticias recientes son muy fáciles de encontrar.

¿Cuál fue el impacto?

• Nuestro trabajo mejoró la comunicación entre ejecutivos, gerentes y empleados.
• Al proporcionar un mejor acceso a los registros, mejoramos la productividad.
• Les dio más tiempo para tratar con el recurso humano y menos para administrar hojas de cálculo complicadas.

3. Las comunicaciones internas solo se realizan por correo electrónico

«No se puede encontrar el correo electrónico!» Es una frase que probablemente se pronuncie más de 100 veces al día en una oficina. ShareStack ofrece cuatro paquetes: Brand, Comply, Apps y Collab. Collab tiene tres ofertas para ayudarlo con su implementación de Yammer. Cuando decide implementar Yammer, comenzamos por comprender y definir las mejores formas de lograr la adopción del usuario y ayudarlo a crear grupos privados y públicos para ayudarlo a administrar las comunicaciones internas de una nueva manera.

Hicimos esto por nuestro cliente «Grupo Universal». La compañía emplea a más de 2,000 personas que necesitaban mejores formas de colaborar y comunicarse. Agregar Yammer a su actualización de SharePoint tuvo un gran impacto en sus eficiencias.

4. La intuición no se encuentra en ninguna parte

Su versión de SharePoint no está actualizada o nunca pensó que era necesario personalizar la experiencia. Sin embargo, la adopción del equipo se complica cuando los usuarios no encuentran las plataformas intuitivas o bien diseñadas. Aquí es cuando aparece la marca ShareStacks, para crear una experiencia personalizada que promueva la adopción del usuario. Y ya lo hemos hecho para algunos de la «Universidad Interamericana».

¿Qué hicimos?

En primer lugar, los migramos de SharePoint (Local) a SharePoint Online. Implementamos una página maestra receptiva, control deslizante de imágenes, suministro de noticias y taxonomía y navegación como parte de nuestro paquete de Marca. Esto ayudó a lograr el objetivo del cliente de lucir atractiva para sus estudiantes universitarios que, en su mayoría, acceden a Internet desde sus dispositivos móviles. Facilitó a los estudiantes el acceso a las noticias de la universidad y a la plataforma de Blackboard para completar sus tareas.

¿Cuál fue el impacto?

Los estudiantes ahora pueden acceder a la información de una manera más eficiente. También pueden navegar en todos sus dispositivos, teniendo acceso completo a los datos que necesitan.

Problemas como estos no deberían ser capaces de ralentizar su organización. Abordarlos con la solución adecuada puede ser la diferencia entre el crecimiento y la adopción, o simplemente permanecer en el pasado.